1- نامه را به يك مخاطب خاص بنويسيد. فردي كه فكر مي‌كنيد احتمالا كاري براي شما در نظر دارد.
 شما بايد نامة خود را به شخصي بنويسيد كه با كار شما مرتبط باشد نه به فردي كه صرفا نامه را بخواند. پيدا كردن نام شخصي كه بيشترين احتمال براي استخدام شما را دارد نيز كاري دشوار است، شما مي‌توانيد اطلاعات مورد نظرتان را از افراد خود شركت، از طريق مراجعه به سايت اينترنتي آن و يا ديگر منابع عمومي پيدا كنيد.
تلفن زدن و پرسيدن آدرس پست الكترونيكي از تلفنچي خود شركت، به منظور پرسيدن نام شخص خاصي كه مورد نظر شما است، نيز از راه‌هاي مناسب ديگر مي‌باشد. با استفاده از سايت اينترنتي، علاوه بر نام شخص مورد نظرتان، اطلاعات  جانبي نيز به دست مي‌آوريد.
2- تحقيق كنيد.
اگر نامة شما خيلي كلي باشد، احتمال موثر بودن آن كمتر است، شما مي‌‌خواهيد نشان بدهيد كه درباره‌ شركت مخاطب خود چيزهايي مي‌دانيد، پس كاري كه بايد انجام بدهيد اين است كه ابتدا كمي دربارة آن تحقيق كنيد.
چنين اطلاعاتي را مي‌توانيد با مرجعه به سايت اينترنتي، گزارش‌هاي ساليانه، روزنامه‌هاي محلي و يا مجلات تجاري و بازرگاني،‌... به دست بياوريد. نامه‌اي كه مطابق با خواسته‌هاي مورد نظر شركت استخدام كننده نوشته شده باشد، بسيار موثرتر بوده و شما را از بقيه جويندگان كار، متمايز مي‌سازد.
3- براي مخاطب خود بنويسيد كه چه كارهايي مي‌توانيد براي شركت آنها انجام بدهيد، نه اينكه شركت آنها چه كارهايي بايد براي شما انجام دهد.
شركت‌هاي استخدام كننده، به نامه‌هايي كه با توضيحات مربوط به خواسته‌هاي شما از شركت، آغاز شده باشد، ترتيب اثر نخواهد داد (من يك حسابدار با تجربه هستم كه به دنبال يافتن كاري در يك شركت متوسط و پوياي حسابرسي كه فرصت‌هاي زيادي براي پيشرفت من فراهم سازد، مي‌باشم). در عوض اگر نامه را با نوشتن جملاتي كه بيانگر راه‌هاي خاصي است كه شما مي‌توانيد از آن طريق به شركت يا اداره براي رسيدن به هدفي خاص كمك كنيد، احتمال كانديد شدن خود براي استخدام را بالا مي‌بريد (من با داشتن تجربه‌ي كاري در كنار سه مدير موفق در صنايع انرژي، مي‌توانم فرد مفيدي براي همكاري با شما باشم و تجارب خود را در اختيار شما قرار دهم).
4- شغل مورد نظر خود را كاملا مشخص كنيد.
استخدام كننده‌ها، مشاورين شغلي شما نيستند. آنها انتظار دارند كه شما از پيش تكليف خود را انجام داده و شغل مورد نظر خود را دقيقا مشخص كرده باشيد. جملاتي نظير من مي‌توانم كارهاي زيادي انجام بدهم، شما فقط جايي در شركت خود براي من در نظر بگيريد موجب مي‌شود كه نامه‌ شما به داخل سطل كاغذ باطله‌ها برود. زمان گفتن سوابق و فرصت‌هاي ديگر نيز فراخواهد رسيد. به هنگام مصاحبه، اگر فردي كه با شما مصاحبه مي‌كند، درباره‌ انتخاب‌ها و تجارب ديگر شما نيز سوال كرد، آن گاه مي‌توانيد آنها را مطرح كنيد.
5- چند موفقيتي را كه به دست آورده‌ايد، براي ايشان نام ببريد.
بعد از نوشتن جملات اوليه در مورد اينكه چگونه مي‌توانيد به شكرت كمك كنيد و بيان بزرگترين امتيازاتي كه تاكنون به دست آورده‌ايد، چهار يا پنج موفقيت ديگر خود را به صورت فهرست‌وار و با استفاده از كلمات كليدي، به آن اضافه كنيد. به جاي اينكه بنويسيد به مدت 6 سال سابقة تدريس علوم كامپيوتر را دارم، بنويسيد: در شش سال اخير، 8500 نفر از شاگردان من موفق به دريافت دانشنامه‌هاي نرم‌افزاري شده‌اند. در عوض نوشتن جملة براي افزايش ميزان فروش،‌با يك گروه خريد و فروش همكاري داشته‌ام، بنويسيد: در مدت دو سال، 37 درصد ميزان فروش يك گروه خريد و فروش را افزايش دادم. اعدادي كه به كار مي‌بريد تقريبي هستند. پس در صورتي كه از شما پرسش شد، مقادير تقريبي آنها را بيان كنيد، اگر كارهايي نيز در زمينة صرفه‌جويي در هزينه‌هاي يك شركت، مشاركت در سود و زيان، سرپرستي كارمندان، نوآوري‌هاي خاص و... داشته‌ايد بهتر است كه آنها را نيز بيان كنيد.
6- تنها موفقيت‌ها و دستاوردهايي را بيان كنيد كه با شغل درخواستي شما، مرتبط باشد.
احتمالا شما موفقيت‌هايي نيز داشته‌ايد كه هيچ ارتباطي با شغل درخواستي شما ندارند. اگر شغل درخواستي شما، شغل برنامه‌ريزي رويدادها باشد، ذكر اين مطلب كه شما مسوول سازماندهي يك كنفرانس جهاني كه 300 نفر شركت كننده داشته است، بسيار عالي است، اما اگر مي‌خواهيد ويراستار يك روزنامه باشيد، ذكر اين مطلب ضرورتي ندارد. همينطور، بردن جايزه‌ ادبي پوليتزر، موفقيتي نيست كه با شغل يك مدير پروژة شركت ساختماني، مرتبط باشد (شما مي‌توانيد اين مطلب را در رزومة بعدي خود بيان كنيد).
7- نامه را ساده، واضح و مختصر بنويسيد.
نامة شما بايد كوتاه و موثر باشد و تا جاي ممكن نبايد از يك صفحه بيشتر شود. به خاطر داشته باشيد كه شما در نظر داريد تا خوانندة نامه را ترغيب نماييد چيزهاي بيشتري در مورد شما بداند. بيان سرگذشت زندگي‌تان، بسيار خسته كننده است.
8 - نامه‌اي چشمگير بنويسيد.
بعد از اينكه نوشتن نامه تمام شد، از آن يك كپي تهيه كرده و به آن نگاه كنيد. آيا نامة جالب توجهي شده است؟ فضاهاي خالي زيادي دارد؟ به نظر خيلي شلوغ و درهم شده است؟ پر از جملات پيچيده است و حتي حاشيه‌هاي آن هم پر از نوشته است؟ آيا اين همان نامه‌اي است كه خودشما هم علاقه مند به خواندن آن هستيد؟
9- به منظور نشان دادن عملي آنچه كه در نامه ذكر كرده‌ايد، از خواننده درخواست ملاقات حضوري نماييد.
چرا شما چنين نامه‌اي نوشته‌ايد؟ پاسخ: براي گرفتن يك وقت مصاحبه، پس با استفاده از جملة ذيل براي خواننده بنويسيد كه قصد گفت و گو يا ملاقات حضوري را داريد: لطفا با اين شماره با من تماس بگيريد.
ننويسيد: من ظرف چند روز آينده براي پيگيري اين نامه با شما تماس خواهم گرفت تا ببينم شما مايل به ملاقات با من هستيد يا خير. اين كار باعث مي‌شود خواننده‌اي كه قصد دارد با شما تماس بگيرد، نامه را كنار گذاشته و منتظر بماند تا شما با او تماس بگيريد، در نتيجه شما شانس به دست آوردن شغلي را كه براي يافتن آن بسيار تلاش كرده‌ايد، از دست خواهيد داد.
10- ظرف مدتي كوتاه (پس از پايان مهلت پذيرش)، با تماس تلفني و يا نوشتن يك نامة ديگر، نامة خود را پيگيري نماييد.
افراد مشغوليت‌هاي بسياري دارند. آنها مي‌خواهند تماس بگيرند، اما كارهاي ديگري نيز در اولويت انجام اين كار دارند. اگر بعد از اولين نامه، هيچكس با شما تماس نگرفت، تصور نكنيد كه شما فرد مورد نظر آنها نبوده‌ايد. پس در صورت امكان، به صورت تلفني تماس بگيريد، در غير اين صورت، نامه‌ دوم را بنويسيد و نامه‌ اول را در آن خاطرنشان سازيد و مجددا از آنها بخواهيد كه با شما تماس بگيرند و شما تلفن خود را هم بدهيد.