به نظر می رسد که یکی از خصوصیات افراد پر مشغله، برخورداری از دفترهای کار آشفته و شلوغ است. به مجرد این مطلب که محیط کار شما کثیف شود و اسناد و مدارک در هم ریخته شوند، کارهای شما عقب می افتند و نظم و انضباط اولیه را از دست خواهید داد.

دلایل بسیار زیادی وجود دارند تا شما را قانع کنند که محل کار خود را مرتب نگه دارید. البته این امر تنها موجب دسترسی آسان شما به وسایل مورد نیازتان نمی شود، بلکه فواید بیشمار دیگری را نیز در بر دارد. تحقیقات نشان داده اند که محیط کار نا مرتب و بی نظم بر روی عملکرد ذهنی افراد تاثیر منفی می گذارند. در چنین شرایطی شما مجبور می شوید تا بیشتر از حد لازم از توانایی های خود استفاده کنید، تا به واسطه آن بتوانید لیاقت و شایستگی خود را به دیگران اثبات نمایید.

متاسفانه در نظر بسیاری از افراد، سازمان یافتگی دفتر کار ارزش زیادی ندارد. به راحتی می توانید در اطراف خود به افرادی را نام ببرید که تصور می کنند کنترل همه چیز را به عهده دارند، اما در واقع انسان های نامرتب و بی نظمی هستند. البته در این میان استثناهایی هم به چشم می خورند. به طور مثال برخی از افراد هستند که شلختگی آنها با چشمان غیر مسلح نیز به وضوح آشکار می باشد، اما این دسته از افراد از سیستم چیدمان شخصی خود را دنباله روی می کنند. ادامه مقاله را بخوانید تا با نکته های جالبی در مورد سازمان بخشیدن به محیط کار فعلی خود بیشتر آشنا شوید.

از سیستمی پیروی کنید که برای شما مفید باشد

آیا شما فردی هستید که توانایی به خاطر سپردن تاریخ ها را دارا می باشد؟ البته به خاطر سپردن روز دقیق مهم نیست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ یا اینکه فردی هستید که بیشتر ترجیح می دهد بر طبق دسته بندی موارد مختلف کار خود را پیش ببرد؟

برای آن دسته از افرادی که به دسته بندی فکر می کنند، یک زونکن، پوشه و یا کلاسور، چاره کار است. با اتکا به این روش، این افراد به راحتی و تنها با یک نگاه سطحی به فهرست مطالب می توانند موضوع مورد نظر خود را پیدا کنند.

عده دیگری از افراد نیز هستند که بر طبق اطلاعات زمانی سوژه ها را به خاطر می آورند. این دسته از افراد دسته بندی های ردیفی که به ترتیب از "الف" شروع شده باشد و به "ی" ختم گردد را ترجیح می دهند. موفقیت این افراد، زمانی تضمین میشود که بتوانند موضوعات خود را با پیروی از زمان دسته بندی کنند. آنها وقایع را بر اساس زمان و یا تاریخ وقوع آنها به خاطر می آورند و معمولاً در دسته بندی تحمل بیشتری نسبت به گروه اول از خود نشان می دهند. دلیل این امر کاملا ساده و قابل فهم میباشد: زمانیکه پرونده های کاری بر روی میز شما چیده می شوند، قدیمی تر ها در جایگاه پایین تری قرار می گیرند.

سعی نکنید خودتان را مجبور به پیروی کردن از روشی کنید که ذهنتان با آن هم خوانی ندارد. به جای این کار، شایسته است که از سیستم سازماندهی طبیعی و ذهنی خود کمک بگیرید و در محیط کار همان سیستم را به کار گیرید.

در هر روز مقدار کمی از آن را انجام دهید

در خلل فواصل زمانی روزانه، برای خود وقتی را در نظر بگیرید و در آن به تمیز کردن محیط اطراف خود بپردازید. اگر احساس می کردید چیزهایی به چشمتان می خورند که اصلاً ارزش نگه داشتن را ندارند، می توانید آنها را در بایگانی بر طبق سیستم دسته بندی خود فایل بندی نمایید.

اگر قسمت های کوچکی از این کار را به صورت روزانه انجام دهید، و در طی هر روز تنها چند دقیقه از وقت خود را به این کار اختصاص دهید، به این نتیجه می رسید که در فضایی آکنده از نظم کار می کنید و همچنین می توانید در آینده در وقت خود تا اندازه بسیار زیادی صرفه جویی کنید.

صبح یا بعد از ظهر این کار را انجام دهید

هر چند وقت یک بار دفتر کار شما نیاز به یک نظافت کلی پیدا می کند. شاید وسایل شما آنقدر بیش از اندازه روی هم انباشته شده باشند و یا آنقدر پرونده های دسته بندی نشده داشته باشید که برای مرتب کردن همه آنها نیاز به زیر مجموعه سازی هم پیدا کنید.

هر کاری که انجام می دهید، فقط باید مطمئن باشید که به اندازه کافی بر روی آن وقت می گذارید. باید به این کار مانند سایر وظایف شغلی خود نگاه کنید. سعی کنید حداقل هر دو ماه یکبار یک بعد از ظهر و یا صبح را به طور کامل به انجام این کار اختصاص دهید؛ در اینجا باز هم باید تاکید کنیم که وقت کافی به این کار اختصاص دهید، چرا که این مطلب، امری نیست که بی حوصله و سرسری بخواهید آن را از سر خود از کنید. با این وجود بازهم در مرتب کردن های روزانه نیز می بایست سعی کنید تا فایل های مختلف را مجدداً چک کنید تا ببنید چیزی از قلم نیفتاده باشد و همه چیز در سر جای خود قرار گرفته باشد.

موارد ضروری را در پوشه مخصوص به خود ذخیره کنید

مواردی که زمان تحویل آنها نزدیک می شود را باید در یک بخش جداگانه ذخیره نمایید. آنها را در جایی بگذارید که در دسترستان باشند. همیشه فضایی را برای موارد ضروری که ممکن است در آینده به آنها نیاز پیدا کنید، نیز در نظر بگیرید. این موارد باید از سایر مدارک جدا شوند و بر اساس "اولویت تحویل" دسته بندی گردند. تا کنون برای خود زیاد اتفاق افتاده است که زمان تحویل بسیاری از پروژه ها فرا رسیده، اما به این دلیل که باید زیاد دنبال آنها می گشتم و یا فقط صرفاً به دلیل فراموشی، از انجام آن امور عاجز ماندم.

در صورت امکان از کپی های الکترونیکی استفاده کنید

درصد زیادی از درهم ریختگی روی میز شما به دلیل تعدد میزان کاغذها و پوشه های متنوع ایجاد می شود. هر گاه که برایتان مقدور بود، از مردم بخواهید تا مدارک خود را برای شما از طریق پست الکترونیکی ارسال نمایند. سپس آنها را نامگذاری کنید و در فولدرهای جداگانه دسته بندی نمایید. موتورهای جستجوی اینترنی از جمله google می توانند در این زمینه امکانات بی نظیری را در اختیار شما قرار دهند. اما به هر حال شما باید نسخه تمام پرونده های خود را بر روی دیسک سخت کامپیوتر داشته باشید. اگر تنها به سیستم های طبقه بندی اینترنتی اتکا کنید، کار خطرناک پ پر ریسکی را انجام داده اید،  بنابراین بهتر است کمی وقت بگذارید و فایل های خود را بر روی رایانه شخصی سازماندهی کنید.

اگر به اندازه کافی وقت در اختیار دارید، سعی کنید برخی از پرونده های خود را اسکن کرده و در کامپیوتر نگهداری کنید. شاید این کار برای برخی از افراد دیوانه کننده باشد، اما باید توجه کنید که این امر یکی از گام های ضروری به منظور رعایت نظم و ترتیب می باشد.

از یک تقویم رومیزی استفاده کنید

ممکن است برخی از افراد از خود سؤال کنند: در جایی که می توانند از تقویم های داخل رایانه شخصی خود استفاده کنند، چرا خود را به زحمت بیندازند و از تقویم رومیزی استفاده کنند؟ پاسخ سوال آنها این است که: تقویم رومیزی درست در مقابل چشمانتان قرار دارد.

سعی کنید زمان دریافت هر پرونده و همچنین تاریخ تحویل آنرا بر روی تقویم خود یادداشت نمایید. همچنان که به مرور زمان میزان پرونده های ضروری روی میز شما زیاد می شود، به راحتی می توانید به تقویم مراجعه کرده و با خیال راحت کلیه امور را انجام دهید. اگر زمان تحویل و کاری که باید انجام دهید، همواره در مقابل چشمانتان قرار گیرد، امکان فراموشی به صفر می رسد.

بیشترین سود را از محیط کار خود ببرید

از سیستمی استفاده کنید که مناسب شغل و خصوصیات فردیتان باشد و سعی کنید همیشه آنرا به مرحله اجرا نزدیک سازید. هر فردی به خوبی می داند که کدام روش در مورد او از بازده بالاتری برخوردار است. یک محیط کاری ساده و در عین حال سازمان یافته، می تواند به راحتی شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقیت و لیاقت شما را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد. فقط مشکل دنبال کردن یک چنین نظام هدفمند و منظمی است.