یکی از راهکار های بسیار خوب برای حفظ ارتباط با مشتریان در فرآیند ایمیل مارکتینگ، ارسال خبر نامه است.این خبرنامه ها می توانند شامل هر نوع اطلاعاتی باشند مثل : اطلاعیه محصول و یا خدمت جدید، راهنمایی گام به گام استفاده از محصولات، مقاله، آپدیت های شرکت، تغییرات در حمل و نقل، توصیفات دیگر مشتریان، بررسی محصولات و مقایسه، محبوب ترین محصولات....
در حقیقت خبرنامه ابزاری است که شما هرآنچه در کسب و کار خود می خواهید را می تواند برای شما به ارمغان بیآورد. با این حال زمانی که به مهارت ایجاد خبرنامه می پردازید، قبل از ارسال خبرنامه باید راجع به آن فکر کرده و برنامه ریزی کنید و سپس مطمئن شوید همه چیز در نظم و مطابق برنامه انجام شده، آنگاه اقدام به ارسال کنید.
موضوع (subject line):
موضوع که معمولا در اولین خط هر خبرنامه نوشته می شود، اولین دفاعیه شما برای تشویق کاربر به خواندن آن است، اولین موردی است که مشترک شما آن را می بیند.پس از اهمیت بالایی برخوردار است.
حال در این شرایط و هنگام طراحی خبرنامه در مورد عنوان موضوع یاید از خودتان چه سوالاتی بپرسید؟
آیا این عنوان موضوع، قانع کننده است ؟ عنوان موضوع انتخابی باید به اندازه کافی جالب باشد تا ایمیل شما جایگاه خود را با صلابت در لیست inbox مشتریان حفظ کند.
آیا این عنوان شامل کلمات اسپم است؟ اگر شما از جملاتی مثل "حراج بزرگ" و یا "پول خود را ذخیره کنید" و امسال این ها در عنوان موضوع خود استفاده کنید، در واقع به فیلترهای اسپم اعلام می کنید که این خبرنامه را در پوشه اسپم قرار دهند. برای انتخاب موضوع از جملات بیش از حد هیجان زده و کلیشه ای دوری کنید با این کار شاید مشتری را به باز کردن ایمیل تشویق کنید، اما این ایمیل جایگاهش در پوشه اسپم است.
آیا از این علائم " ! " " $ " و یا دیگر علامت ها استفاده می کنید ؟ تا آنجایی که می توانید از این علائم کمتر استفاده کنید یا حتی الامکان در خط موضوع از آن ها استفاده نکنید.اگر مجبور به استفاده از خط تیره " – " و یا " : " هستید، از آن ها استفاده کنید اما سعی کنید تعدادشان بیشتر نشود.با این کار شما در واقع پرچم قرمزی به فیلتر های اسپم نشان می دهید.
آیا عنوان موضوع را با حروف بزرگ نوشته اید ؟ موضوع با حروف بزرگ حس فریاد زدن بر سر مشتری را القا می کند. همچنین باز هم پرچم قرمزی به فیلتر های اسپم نشان می دهد .هرگز خط موضوع را با حروف درشت و خیره کننده ننویسید.
آیا عنوان موضوع شما بیش از حد طولانی است ؟ خط موضوعتان را نهایتا با 50 کاراکتر یا کلمه بنویسید نه بیشتر. اکثر کاربران خواهان ایمیل های کوتاه بدون جملات اضافی هستند. پس برای اینکه مطمئن شوید مشترکان ایمیلتان را باز می کنند در نوشتن موضوعاین مرز را رعایت کنید.

چیدمان و کپی (Layout and copy) :
آیا نیاز به راهنمایی برای چگونگی چیدمان  خبرنامه تان دارید ؟در اینجا به برخی از راهنمایی های خوب برای یک چیدمان مناسب اشاره کرده ایم :
طرح را مشخص کنید : یک قالب خوب برای خبرنامه هایتان انتخاب کنید.لوگوی خود را در بالای آن قرارا داده و آن را مختص شرکت خود کنید. زمانی که کاربر لوگوی شما را در بالای خبر نامه ببینند و شما را بشناسند، یک رابطه همراه با اطمینان خاطر و اعتماد بین شما و مشترک به وجود می آید و همین خطرات اسپم شدن را کا هش می دهد.
از فضای سفید استفاده کنید: فضای سفید می تواند به قالب شما روح ببخشد، احساسی دل نواز که چشم رانوازش می دهد و به آسانی می تواند در آن فضا حرکت کند.هیچ گاه تصور نکند که باید سانت به سانت فضا را پر کنید.با استفاده از فضای سفید خبرنامه خود را باز کنید و یک حس سازمان یافته به خواننده بدهید.
فضا را با عکس های زیاد و تصاویر گرافیکی پر نکنید : قالب چندپاره فاقد تاثیرگذاری اسن و برای مشتری سیر در چنین فضایی و در آنچه شما می خواهید به او بگوئید دشوار است. تعداد تصاویر و گرافیک خبرنامه را در حد معقول پائین نگه دارید.
آگهی های فروش فوق العاده خود را در بالای خبرنامه قرار دهید : قسمت های نمایشی خبر نامه تان را فراموش نکنید. بشیار یاز مشترکان ایمیل مارکتینگ تنها یک فضای چند سانتی متری کوچک را مشاهده می کنند و تصمیم می گیرند ایمیل را باز کنند یا نه، پس بهترین تبلیغات خود را در بالای ایمیل قرار دهید.
استفاده از لینک های زیاد : لینک یک راه خوب برای اثبات شهرت، و یک انتخاب خوب در بازاریابی می باشد. در خبرنامه ها مشترکان لینک ها را بیشتر کلیک می کنند، و در نتیحه سرویس دهندگان ایمیل می بینند که شما یک سایت وعملیات مشروع را اجرا می کنید.
آیتم های خود را کوتاه نگه دارید : هر زمان که مطلب مورد نظرتان بیش از چند پاراگراف است، برای آن یک لینک مستقیما به وب سایتتان قرار دهید ویا اینکه یک landing page  تحت عناوینی مثل " در ادامه " قرار دهید. به خاطر داشته باشید که کپی های زیاد حقوق خواننده را پایمال می کند و عمل شما را بی محتوا جلوه می دهد.

پس از ارسال :
زمانی که شما خبرنامه تان را ارسال می کنید زمینه های وسوسه انگیزی برای رها کردن آن خبرنامه و به فراموشی سپردن آن به وجود می آید. این کار را نکنید.هرگز وسوسه نشوید حتی اگر مطالبی که ارسال کرده اید بعد از مدت کوتاهی منسوخ می شود.در اینجا دلایل قانع کننده ای وجود دارد :
دسترسی راحت برای مشتریان فعلی فراهم می کند: بسیاری از مشتریان تمایل دارند بدانند شمادر گذشته چه مطالبی را انتشار کرده اید به خصوص اگر خبرنامه شما حاوی مطالبی همیشه جذاب و همیشه خوانا باشد مثل لیست نکات در مورد موضوعات مختلف ویا اطلاعات یک محصول و یا خدمات.
 به شما در پیدا کردن مشتریان جدید کمک می کند : هرچه شما محتوا های بیشتری داشته باشید شانس شما برای دیده شدن به وسیله جستجوی کلمات کلیدی بالا می رود.بنا براین کاربران بیشتری با شرکت و فعالبت شما آشنا می شوند.
به شما در بدست آوردن رتبه در موتور های جستجو کمک می کند : بهینه سازی موتور های جستجو هنر استفاده از صفحات وب برای ارتقاء رتبه در موتور های جستجو می باشد. قرار دادن محتوا های با کیفیت این شانس را به شما می دهد که جایگاهتان هنگام جستجو در موتور های جستجو ارتقاء پیدا کند.
مشترکین خبرنامه شما را افزایش می دهد : اگر کاربری به مطالعه و تماشای آرشیو شما بپردازد مصلما زمانی را صرف خواهد کرد.حتما فرم عضویت را در آرشیو خود قرار دهید.اگر مطالب شما کاربر را جذب خود کند، حتما فرم عضویت را پر خواهد کرد.

ارسال خبرنامه یکی از ارزان ترین و کارآمدترین روش های آپدیت نگه داشتن مشتریان می باشد.هرگز همه خبرنامه های خود را به هم و یا به طور تصادفی ارسال نکنید برای ایجاد هر خبرنامه وقت صرف کنید، فکر کنید، و آن را خلق کنید . اگر خبرنامه شما حاوی محتوا و طراحی زیبا و خلاقانه باشد مشتریان بیشتری را جذب خود خواهد کرد.همچنین فراموش نکنید برای زمان و طریقه ارسال آن ها نیز باید برنامه ریزی کنید.