بروز بحران طی پروژه‌های کسب و کار می تواند در هر زمان و شرایطی رخ دهد. حتی اگر گمان می کنید تمامی اقدام‌های پیشگیرانه را در نظر گرفته‌اید باید در نگرش خود تجدید نظر کنید. بحران‌ها در اشکال، اندازه‌ها، درجات و از زوایای مختلف - بلایای طبیعی، مشکلات فنی، مسائل داخلی شرکت و یا ورشکستگی - می توانند بروز کنند. پیامدهای حاصل از بحران‌ها می توانند کوچک و یا ویرانگر باشند. از این رو، مدیریت بحران باید یکی از بخش‌های جدایی ناپذیر راهبرد بلند مدت هر شرکتی در نظر گرفته شود.

بدون در نظر گرفتن نوع و یا اندازه، برنامه ریزی موثر و مدیریت بحران در زمان مواجهه با آن از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. برای کاهش شوک و اثر بحران و مدیریت کارآمد فعالیت‌های خود می توانید چند نکته که در ادامه به آنها اشاره می شود را مد نظر قرار دهید.

اقدام‌های پیشگیرانه را در دستور کار خود قرار داده و به بخش‌هایی که در حال مواجهه با مشکل هستند، توجه کنید. شکایات و انتقادها را نادیده نگیرید. در کمترین زمان ممکن به آنها رسیدگی کرده و اثرات آنها بر فعالیت‌های خود را پیش از آن که به مرحله بحرانی برسند، محدود کنید.

از پیش برنامه ریزی کرده و در آن، اقدام‌ها و راهبردهای لازم برای مواجهه با بحران و کنترل آن را در نظر بگیرید. این برنامه باید شامل مراحلی شود که در زمان بروز بحران به ترتیب اجرایی می شوند. از این رو، باید از جامع و دقیق بودن برنامه ریزی خود اطمینان حاصل کنید. فرد، تیم و یا گروه زیر نظر خود را در این برنامه شریک کنید. اطمینان حاصل کنید که تمامی افراد از نقش خود و این که چه کارهای باید انجام دهند، آگاه هستند. بر همین اساس، هنگام مواجهه با بحران‌های احتمالی هر یک از کارکنان شما به طور موثر و کارآمد وظایف خود را انجام خواهند داد.

از حدس و گمان پرهیز کنید. زمانی که بحرانی رخ می دهد، همه به سرعت توجه خود را به شناسایی ریشه و علت بروز آن معطوف می کنند. اکثر بحران‌ها دارای شرایط بسیار پیچیده‌ای بوده و اشاره دقیق به علت اصلی آن آسان نیست. در بسیاری موارد یک سری از رویدادها یا اقدامات به بروز بحران منجر می شوند. از این رو، نتیجه گیری سریع و ارائه حدس و گمان چندان عاقلانه نیست. این مساله می تواند به مشکلات بیشتر و جلوگیری از شناسایی دلایل اصلی و یافتن راه حل مناسب منجر شود.

در زمان بحران ارتباط خوبی با تمامی ذینفعان داشته باشید. بی تردید، بیان حقیقت و مطلع کردن این افراد از روند جاری فعالیت‌ها و برنامه‌هایی که برای مقابله با بحران در نظر گرفته شده‌اند، نتیجه بهتری تا پنهان کردن شرایط به همراه خواهد داشت.

تمرکز خود بر تصویری بزرگ را حفظ کنید. به عنوان مدیر پروژه وظیفه شما بررسی شرایط و توجه به نکات کوچک بوده و نباید در میانه راه مقابله با بحران تمرکز خود را از دست بدهید. از مهارت‌های خود باید برای اجرای فرآیندها و راهبردهای جدید و گزینه‌هایی خلاقانه برای برطرف کردن مشکل و خروج از بحران استفاده کرده و آسیب‌ها و ضررها را به حداقل برسانید.

توانایی‌های رهبری و مدیریتی خود را نشان داده و از آنها برای بازگرداندن فعالیت‌های شرکت و کارکنان به مسیر درست استفاده کنید. مسیری روشن ترسیم کرده و خوش بینی خود را حفظ کنید. احساس ناتوانی نه تنها شما، بلکه کل تیم و مجموعه زیر نظرتان را نیز از پای در می آورد. بر همین اساس، به تزریق انرژی مثبت اقدام کرده و از دامن زدن به بحث‌های منفی پرهیز کنید.

برای مدیریت بحران باید از زمان مناسب برای درخواست کمک و محل تامین منابع مورد نیاز آگاه باشید. قرار نیست پاسخ تمامی پرسش‌ها را بدانید، اما آگاهی از این که چگونه و از کجا می توانید پاسخ‌ها و راه حل‌ها را تهیه کنید، شما را به فردی موفق مبدل خواهد کرد.

در نتیجه، برای آن که مدیر پروژه موفق و کاردانی در یک کسب و کار باشید باید پیش از آغاز فعالیت‌های خود کاملا آماده بوده و برنامه‌هایی دقیق که چگونگی مواجهه با بحران‌های احتمالی در آنها ارائه شده‌اند را در اختیار تمامی اعضای تیم خود قرار دهید.