شما می‌توانید و شما نمی‌توانید
هنری فورد می‌گوید: چه فکر کنید که می‌‌‌توانید و چه فکر کنید نمی‌توانید، احتمالا حق با شماست. به عبارت دیگر اگر به انبوه کارها‌یی که باید انجام دهید نگاه کنید و قلبتان فرو ریزد و با خود بیندیشید؛ «من هرگز از عهده انجام همه این کارها بر نمی‌آیم» قطعاً، قادر به انجام آن هم نخواهید بود. از سوی دیگر، اگر تصور کنید «انجام این کارها مدتی زمان نیاز دارد، بهتر است شروع کنم...» قطع به یقین، تمام آن‌ها را انجام خواهید داد.

شما با دیگران تفاوت چندانی ندارید، به فردی فکر کنید که او را می‌شناسید؛ کسی که دارای پر‌مشغله‌ترین زندگی می‌‌‌باشد و با این حال به‌خوبی همه چیز را تحت کنترل دارد.

پس اگر افرادی هستند که می‌توانند چنین عملکردی داشته باشند، شما هم می‌توانید و همین‌طور، باید کاملاً به این موضوع ایمان داشته باشید، یا دست‌کم عملی بودن آن را امکان‌پذیر بدانید. هر بار که ممکن است افکار منفی به سراغ شما بیایند، به خود یادآور شوید که این‌طور نیست وانجام کارها ممکن است.

باید بخواهید که منظم باشید
چنانچه تمایل داشته باشید کمی منظم‌تر باشید، نیاز نیست تلاش خاصی ارائه دهید، بلکه نیاز است بخواهید و درگیر مسئله شوید. اگر صرفاً به ایده منظم بودن علاقه‌مند باشید، احتمالا عملی نخواهد بود. زیرا واقعا باید بخواهید که منظم‌تر باشید.

آیا تاکنون مجبور شده‌اید به دلیل انجام کارها‌ی عقب‌مانده، با عجله خود را به قرار ملاقاتتان برسانید؟ آیا تا به حال مجبور شده‌اید برای یافتن یک تکه کاغذ، انبوهی از کاغذها را سامان بدهید. مادام که دریافتید اگر منظم باشید چقدر از فشار کار و استرس شما کاسته خواهد شد، آماده هستید تا در ‌این‌باره کاری انجام دهید.

نیازی نیست شخصیت خود را تغییر دهید
ممکن است این‌طور فکرکنید که فردی بی‌برنامه، گهگاه فراموشکار یا آزاد هستید و همچنین می‌اندیشید که افراد منظم آدم‌هایی خسته‌کننده، بی‌احساس، قابل پیش‌بینی، یکنواخت و بالغ هستند.  نگران نباشید، نیازی نیست به یکی از آن افراد بی‌روح، سخت‌کوش و منظم تبدیل شوید. شما هنوز هم می‌توانید سبکسرانه شادمان باشید و در لحظه زندگی کنید. کافی است نسبت به همه امور منظم و کارآمد رفتار کنید، حتی اگر کاملاً در حال تظاهر به آن باشید.

فرصت ایجاد کنید
بزرگترین مانع کارآمدی افراد کمبود وقت است. مسلماً، اگر ما وقت کافی داشته باشیم، می‌توانیم همه چیز را به یاد بیاوریم. اما زمان تنها چیزی است که ما در اختیار نداریم، پس چیزی که نیاز است بیاموزید این است که شما باید خودتان فرصتها را ایجاد کنید. به طور مثال به‌جای حرف زدن با تلفن گفتگوهای خود را  از طریق ایمیل انجام دهید، به همین صورت زمان اضافه‌ای برای خود دست و پا کرده‌اید.

کارها را به روال عادی انجام دهید
هرچه به زندگی‌مان روال عادی‌تر و منظم‌تری ببخشیم و برنامه‌ریزی بهتری داشته باشیم، راحت‌تر ادامه خواهیم داد. بنابراین  هر روز، در یک ساعت مشخص فرزندانتان را به پارک ببرید، وقتی ناهارتان تمام شد، ایمیلتان را چک کنید. به این سبک، هرچه در زندگی برنامه‌ریزی بیشتری داشته باشید، کمتر به تلاش سخت برای پیگیری کارها‌ی خود نیاز خواهید داشت.

به خودتان نگویید؛ حوصلتان سررفته است
آیا شما یکی از آن افراد هستید که گمان می‌برید، اگر منظم و کارآمد باشید خسته‌کننده است، یا برای تهیه فهرست انجام کارهایتان و به یاد آوردن تاریخ تولد عزیزانتان حوصله ندارید، یا از داشتن دفتر خاطرات روزانه بیزار هستید؟ متاسفانه چنین طرز‌فکری خوب نیست، در یک زندگی برنامه‌ریزی شده خستگی و بی‌حوصلگی کمتری نسبت به زندگی‌های بی‌برنامه و نامنظم وجود دارد.

هول و هراس نداشته باشید
هراز گاهی حجم و فشار کار اجتناب‌ناپذیر به‌نظر می‌رسد. نمی‌دانید کار را از کجا شروع کنید و حجم آن در مقابل چشم شما، جز وحشت چیز دیگری ایجاد نمی‌کند. خب، اگر تماشای این تصویر بزرگ، تا این اندازه ترسناک است، نگاه نکنید.

اگر شما بتوانید با قضیه کنار بیایید، می‌توانید در آن واحد تنها یک کار انجام دهید. شما باید سریع، مؤثر و به‌موقع آنها را انجام دهید و یکی یکی در فهرستتان علامتگذاری کنید. اما آنچه مسلم است اینکه؛ در آن واحد فقط می‌توانید یکی از آن‌ها را پیش ببرید، نه همه را با هم.

پس سرتان را پایین بیندازید و فقط به یک گوشه از تمام آن کارها نگاه کنید. یک چیز را روی میز کارتان ببینید، نه همة کاغذهایی را که روی میز است. بهتر است کار را با ضروری‌ترین‌ها آغاز کنید و ادامه دهید. کم‌کم و آجر به آجر  کار را پیش ببرید. به حجم زیاد کار فکر نکنید و به تدریج، همه را انجام دهید تا  اینکه احساس کنید فکرتان روبه‌راه شده وکارها هم روبه اتمام است. مادام که در آخر سرتان را بالا کردید، تعجب خواهید کرد که تا چه حد توانسته‌اید با انبوه کارها کنار بیایید و انجامشان دهید.

آهسته و پیوسته عمل کنید
می‌دانید که برخی کارها خیلی سریع روی هم انباشته می شوند و شما هم نمی‌توانید از انجام آن‌ها چشم‌پوشی کنید. به طور مثال: تمیزکاری یا پر کردن فرمهای خاص.

بسیار ساده و آسان است که درست، پس از خواندن یک برگه، آن‌را پر کنید و اگر تمام تمیزکاری‌ها و جمع‌وجور منزل به‌موقع انجام بگیرد، در انتهای روز کارها ساده‌‌تر و کمتر خواهند بود. اینها عادت‌هایی است که شما باید در خود ایجاد کنید و شاید در ابتدای راه، سخت و دشوار باشند، اما با گذشت چند روز، تفاوت‌های ایجاد شده را متوجه خواهید شد و به آن‌ها ارزش می‌دهید.

پس شروع کنید، برای شما چه کارهایی وجود دارد که روی هم انباشته می‌شوند، کارهایی که خیلی سریع از عهده شما خارج می‌شوند و بعد ‌از زمان کوتاهی انجام آن‌‌ها سخت و ناراحت‌کننده خواهد بود.

تفکری مثبت داشته باشید
اگر با انبوهی از کارها روبرو هستید، در‌صورتی که ذهنیت مثبتی داشته باشید، خیلی سریع‌تر آن‌ها را به انجام خواهید رساند. بنابراین به دستاورد‌هایی که در این اواخر به دست آورده‌آید و کارهایی که بطور مؤثر انجام داده‌اید فکر کنید، نه فهرست طولانی کارهایی که هنوز انجامشان نداده‌اید.

به خاطر داشته باشید که در نهایت و در هر صورت، کارها انجام می‌شوند و در غیر این صورت، دنیا بدون آن‌ها ادامه خواهد یافت.

مواردی را که سبب اتلاف وقت می‌شوند تحت کنترل داشته باشید
برخی چیز‌ها تمام وقت و زمان را از‌بین می‌برند، مشهورترین آن‌ها اینترنت است. البته نمی‌توان آن را دست کم گرفت، چون از ابداعات نوآوری‌های خارق‌العاده است که زندگی همة ما را راحت کرده است. اما اگر مراقب نباشید به همان میزانی که در صرف وقت کمتر، مؤثر است می‌تواند به‌شدت وقت شما را هدر دهد. برخی افراد ساعت‌ها وقت خود را در آشپزخانه می‌گذرانند و غذاهایی با طمع‌های بسیار لذیذ می‌پزند. این درحالی است که این نوع آشپزی زمان زیادی می‌طلبد و آنها می‌توانند همان اغذیه لذیذ را با وقت بسیار کمتری تهیه کنند.

اوقاتی را که بازدهی بهتری دارید، شناسایی کنید
شاید شما عصرها یا غروب‌ها سرحال‌تر باشید، شاید هم صبح‌های زود ، شما باید بدانید در طی روز، چه اوقاتی برایتان کارآمدتر است تا بتوانید با توجه به قدرت مؤثر خود عمل کنید و در این زمان کارهایی را که در نظرتان ضروری‌تر است انجام دهید. به‌طور مثال کارهایی که بیشتر به تمرکز نیاز دارند، یا کاری که قصد دارید به نحوه‌احسن آن‌را به انجام برسانید.

فهرست نویسی کنید
هرگاه زندگی شلوغ و پر‌مشغله می‌شود، نوشتن و تهیه فهرست می‌تواند کمک بزرگی باشد. شما می‌توانید همة آن چیزهایی را که همیشه تلاش می‌کنید به‌یاد بیاورید، روی تکه کاغذی یادداشت کنید و به این ترتیب، مغز خود را آزاد بگذارید تا بتوانید به چیزهای دیگر فکر کنید. فهرست‌هایی قابل‌کنترل و قابل‌اجرا بنویسید.

دفترچه یادداشت داشته باشید
راه‌حلی که وجود دارد این است که دفترچه یادداشت و خودکاری داشته باشید و همیشه از آن استفاده کنید. می‌توانید دفترچه کوچکی بخرید که در جیبتان جا شود و هر‌چه را قرار است به‌خاطر بیاورید یادداشت کنید. این‌کار به طرز عجیبی ذهنتان را آزاد می‌کند و استرس و فشار را از شما می‌کاهد.

چند کار همزمان
شما می‌توانید وقتی در حال تماس گرفتن با شرکتی هستید که مدتی طول می‌کشد تا تلفن‌هایشان را جواب بدهند، به ایمیل خود هم رسیدگی کنید، یا هنگامی که تلویزیون تماشا می‌کنید، کمی هم مطالعه داشته باشید. به این ترتیب، انجام چند کار همزمان باعث صرفه‌جویی در وقت خواهد شد.

یادداشت‌ها را به در بچسبانید
اگر کارهایتان را فراموش می‌کنید چرا روی در یادداشت نمی‌گذارید تا هنگام خروج از منزل متوجه آن شوید. نه فقط روی در، بلکه هرجای دیگری که احتمال می‌دهید آن را می‌بینید. فقط کافی است به خاطر بسپارید یادداشت مخصوص خود را کجا قرار می‌دهید.