در حال حاضر تعداد زيادی شرکت‌ها و سازمان از خدمات مشاوره مديريت استفاده می‌کنند. آمارها نشان می‌دهد تنها در کشور کانادا بيش از 70 درصد شرکت‌ها، حداقل يک مشاور مديريت در اختيار دارند. اما سوال اينجا است به‌عنوان يک مدير ارشد سازمان چطور می‌توان اطمينان حاصل کرد که در انتخاب يک مشاور مديريت خوب دقيقا به هدف زده‌ايم. در اين نوشتار ابزار مورد نياز برای انتخاب و همکاری بهره‌ور با يک مشاور مديريت معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
برای استفاده از اين ابزار گام‌های زیر را برداريد:
1. نيازهای خود را برای استفاده از خدمات مشاور مديريت مشخص کنيد. بسياری از شرکت‌ها از مشاورين مديريت برای کسب اطلاعات تکميلی و کمک گرفتن برای شناسايي و حل مسائل سازمانی استفاده می‌کنند. تجربه نشان می‌دهد سازمان‌ها دلايل و انگيزه‌های مختلفی برای به‌کارگيری مشاورین مدیریت دارند، اما مهم‌ترين دلايل آن عبارت است از:
مشاور در تعيين اهداف و استراتژی‌ها تسهيل‌گری می‌کند.
با توجه تخصص خود، وضعيت سازمان را از حالت روزمره به وضعيت يادگيرنده و نوآور تبديل می‌کند.
با توجه به تجارب خود می‌تواند در حل مسائل سازمانی موثر واقع شود.
با توجه به ميزان تجربه و تخصص و همکاری پاره‌وقت با سازمان، از نظر هزينه نسبت به همکار تمام وقت بسيار مقرون به‌صرفه‌تر است.
2. مشاور مديريت را انتخاب کنيد. سهم عمده رضايت در هر خدمات حرفه‌ای، انتخاب مناسب و صحيح است.
2-1 - نيازمندی‌ها را به خوبی درک کنید- اولين گام برای انتخاب مشاور مدیریت شناسايي مساله، موضوع يا فرصتی برای مشاوره است. يک کارفرما با انگيزه:
مساله را به‌طور شفاف تعريف می‌کند.
برای ايجاد تغيير متعهد می‌شود.
برنامه زمان‌بندی مشخص می‌کند.
محدوديت‌های بودجه‌ای را تعیین می‌کند.
2-2- گزينه‌های مشاوره مديريت دارای صلاحيت را انتخاب کنيد. شايد بزرگ‌ترين چالش انتخاب مشاور مديريتی شايسته باشد. برای اين کار می‌توانيد:
از افراد صاحب برند در حوزه مشاور کسب و کار کمک بگيريد.
از مشاورين و اعضای حرفه‌ای انجمن‌های تخصصی مديريت استفاده کنيد.
از همکاران خود که از يک مشاور کمک گرفته‌اند مشورت بگيريد.
در اينترنت جست‌وجو کنيد.
انتخاب مشاور مديريت براساس معيارهای زير صورت می‌گيرد:
مهارت و شايستگی علمی
تجربه عملی و اجرايي
در دسترس بودن
تعهد، وفاداری و رازداری
3-2 - پروپزال (بسته پيشنهادی) درخواست کنيد. بعد از انتخاب اوليه گزينه مشاوره مديريت از او درخواست پروپزال در خصوص موضوع مورد نظر کنيد. بسته پيشنهادی مشاور بايد دارای ويژگی‌های زير باشد:
درک درستی از مساله داشته باشد.
دارای يک رويکرد و روش مشخص برای انجام کار باشد.
برنامه کاری و زمان‌بندی داشته باشد.
اقلام تحويلی پروژه در آن مشخص باشد.
رزومه مشاور و همکاران او ارائه شده باشد.
هزينه انجام کار در آن مشخص شده باشد.
4-2 - مشاوران احتمالی را مورد ارزيابی قرار دهيد. پس از دريافت پيشنهادهای مشاوران احتمالی سعی کنيد با انجام مصاحبه رو در رو مواردی چون تجربه عملی مشاور، رويکردهای پيشنهادی انجام کار، نحوه انتقال مهارت‌ها، ميزان سازگاری و ميزان ارزش‌آفرينی (نه از نظر قيمت بلکه از نظر ارزش سازمانی) مورد ارزیابی دقیق قرار دهيد.
3. با مشاوره مديريت انتخابی خود تعامل موثر داشته باشيد. فرآيند مشاور مديريت يک فعاليت مکانيکی نيست بلکه حاصل تعامل مشترک ميان کارفرما و مشاور است. برای موفقيت هر پروژه مشاوره‌ای مديريت هم کارفرما و هم مشاور مسووليت‌های ويژه‌ای دارند:
1-3 - مسووليت‌های کارفرما- پس از انتخاب نهايي يک مشاور مديريت، کارفرما بايد از وی برای اجرای برنامه‌های ارائه شده به‌طور کامل حمايت و محيط سازمان را برای کسب موفقيت در پروژه آماده کند. برای اين منظور کارفرما بايد اطمينان حاصل کند که کارکنان سازمان:
دليل حضور مشاور را می‌دانند.
از موضوع مورد مشاوره اطلاع دارند.
همکاری کامل را با مشاور برای کسب بهترين نتيجه دارند.
ضمنا کارفرما علاوه‌بر ايجاد محيط مناسب بايد اقدامات زير را انجام دهد:
کار را به‌طور رسمی به مشاور واگذار کند. (صدور حکم سازمانی)
جهت پيشگيری از تاخير، در نقاط کليدی پروژه مطابق اعلام مشاور، تصميم‌گيری و اقدام کند.
با مشاور صريح و بی‌پرده باشد به ويژه اگر در مواردی نارضايتی وجود دارد.
2-3 - مسووليت‌های مشاور مديريت: مشاور نيز در طول انجام هر پروژه مسووليت‌هايي برعهده دارد:
اهداف و مسووليت‌های پروژه را به‌خوبی درک کند.
جنبه‌های منحصربه‌فرد سازمان را بشناسد.
اطمينان حاصل کند که کارفرما از مفاهيم پروپزال ارائه شده آگاه است.
صريح و بی‌پرده به منابع مورد نياز خود اشاره کند.
در زمان کليدی توصيه‌های لازم را گوشزد کند.
به تعهدات خود عمل کند.
به ياد داشته باشيد استفاده از مشاور مديريتی مناسب در سازمان می‌تواند سرعت رسيدن به نتايج خيره‌کننده را در سازمان دوچندان کند.
* عضو هیات‌رئيسه کميته تخصصي توسعه - انجمن مديريت منابع انساني ايران (hrjournalist.blogfa.com)
