کارت ویزیت ، بخشی از کار شماست ؛ شاید مبالغه آمیز باشد ولی هیچ مدیری ولو مدیر یک شرکت کوچک ، بدون داشتن کارت ویزیت رسمیت بیرونی در جلسات ندارد. دستکم وقتی در یک نشست، طرف مقابل، کارت ویزیتش را به شما می دهد و شما کارتی برای تقدیم ندارید، وجهه تان آسیب می بیند.

درباره کارت ویزیت نکات زیر را رعایت کنید:

1 - کارت ویزیت تان ، باید در عین سادگی، فاخر باشد. از کارت ویزیت های ارزان و پیش پا افتاده استفاده نکنید.
یادتان باشد که خیلی ها ، حتی اگر شما را نبینند ، از روی کارت ویزیت تان درباره شما قضاوت می کنند.
مدیر یک شرکت خصوصی می گوید: «وقتی برای اولین بار با مدیر شرکت مقابل دیدار کردم ، او که قبلاً کارت ویزیت مرا دیده بود گفت: از "کارت" تان فهمیدم که شما به "کار"تان هم اهمیت می دهید.»

2 - اگر بین المللی کار می کنید، کارت تان حتماً دو رویه و طرف دومش به زبان کشوری که با آن کار می کنید باشد. اگر کشور خاصی مد نظر نیست ، انگلیسی بهترین گزینه است.

3 - آرم یا نام شرکت تان ، بالاتر و درشت تر از اسم تان باشد.

4 - اگر نام شرکت، گویای نوع فعالیت نیست ، خیلی مختصر و مفید و صرفاً در حد چند کلمه، درباره نوع فعالیت توضیح دهید: مانند صادرات و واردات خشکبار ، فروش و پشتیبانی سیستم های حسابداری و ... .

5 - نام ، نام خانوادگی و سمت دقیق تان را در کارت ویزیت ذکر کنید.

6 - شماره های ثابت و همراه تان را حتماً بنویسید. شماره نمابر تان را مجزا بنویسید. آدرس هم یادتان نرود. وقتی کارت تان آدرس ندارد، این حس به طرف مقابل القاء می شود که شما روی هوا هستید و کار و بارتان جدی نیست.

7 - نشانی سایت و ایمیل تان را حتماً ذکر کنید.
کارت ویزیت ، بدین معناست که شما دارای "کسب و کار" هستید. بنابراین ، از دادن ایمیل هایی که بر روری سرویس دهندگان عمومی اند خودداری کنید. این خیلی بد و غیراصولی است که ایمیل کاری شما بر روی سرویس هایی مانند یاهو ، جی میل ، هات میل و ... باشد.
شما حتماً باید بر روی دامنه سایت خودتان ، ایمیل کاری تان را بسازید و به دیگران بدهید.

حتی اگر کسب و کارتان شرکتی نیست و قائم به شخص خودتان است ، یک دامنه (ترجیحاً به اسم خودتان) بخرید و بر روی آن ، ایمیل تان را درست کنید.
یادتان باشد که خیلی ها به محض این که ببینند روی کارت تان ، آدرس ایمیل عمومی مانند یاهو درج شده ، شما را از فهرست شان حذف می کنند؛ راستش را بخواهید، حق هم دارند.

8 - اگر کارت ویزیت تان دارای QR Code باشد که خیلی بهتر است. QR Code ، تصویر رمزی دو بعدی است که با گوشی های هوشمند و دوربین دار خوانده می شود. در واقع ، این آدرس سایت شماست که رمز گذاری شده و هر کس کارت تان را گرفت می تواند گوشی اش را روی QR Code نشانه بگیرد و بلافاصله اطلاعات بیشتری از شما را روی گوشی اش دریافت کند.

نمونه ای از QR Code

9 - اگر کارت ویزیت تان غلط املایی یا انشایی دارد، یا اگر شماره تلفن یا آدرس تان عوض شده ، به جای اصلاح آن با خودکار ، کارت ویزیت را دور بیندازید و کارت جدیدی سفارش دهید.یکی از بدترین کارها در تعاملات رسمی ، دادن کارت ویزیت هایی است که قلم خوردگی دارند.
تصویری که شما از خودتان نزد دیگران می سازید ، بسیار مهم تر از مبلغ اندکی است که برای اصلاح و تجدید چاپ کارت ویزیت هزینه می کنید.

10 - کارت ویزیت شما ، باید از لحاظ گرافیکی، شبیه سربرگ های رسمی تان باشد. قرار نیست هر کدام از آرم، طرح کلی سایت ، سربرگ، پاکت نامه و کارت ویزیت تان به شکل و رنگی متفاوت و غیرمرتبط باشند.

11 - کارت ویزیت را در جایی از کیف یا جیب تان قرار دهید که در دسترس باشد؛ این خیلی ناجور است که در مقابل یک مدیر دیگر ، مدام این جیب و آن جیب تان را بگردید تا کارت تان را پیدا کنید!

12 - کارت ویزیت را در حالی با ادب و احترام به طرف مقابل بدهید که "روی کارت، به بالا" و "نوشته ها به سمت او" باشد.

13 - وقتی کارت ویزیت طرف مقابل را گرفتید، حتماً به آن توجه نشان دهید ، کارت را در برابر صاحب کارت با علاقه ورانداز کنید و حتماً نام و نام خانوادگی طرف را همان لحظه حفظ کنید.
این برایتان خوب نیست که بعد از گرفتن کارت طرف مقابل ، نام او را ندانید و لحظاتی بعد بپرسید: ببخشید! اسم شریف؟!

اگر در کارت طرف مقابل موردی یافتید که می تواند به باز شدن بحث کمک کند ، از آن استفاده کنید. مثلاً اگر در کارت متوجه شدید که طرف مقابل در شهری کار می کند که شما در آنجا متولد شده یا بدانجا سفر کرده اید می توانید این نکته را به عنوان افتتاحیه بحث یا برای صمیمی کردن فضا مطرح کنید و بگویید: " چه جالب! من هم در این شهر متولد شده ام و خاطرات زیادی از آن دارم ... پارسال سفری به شهرتان داشتم، چه شهر قشنگی دارید و ... ."

سرانجام ، کارت ویزیت طرف مقابل را در جایی مناسب در کیف یا جیب تان بگذارید تا او احساس احترام ویژه کند.

14 - کارت ویزیت هایی که می گیرید را در یک آلبوم ، آرشیو کنید. ممکن است بعدها یکی از همین کارت ویزیت ها به کارتان بیاید. کمترین فایده اش هم این است که می توانید از کارت ویزیت های خوب ، الگوهای خوبی بردارید.

15 - قبل از آن که کارت ویزیت تان تمام شود ، نسبت به تجدید چاپ آن اقدام کنید.
یادتان باشد که این کلک قدیمی شده است: "ببخشید! کارت ویزیتم تمام شده است."
حتی اگر این حرف، راست هم باشد عذر بدتر از گناه است چرا که نشان می دهد شما مدیری هستید که حتی نتوانسته اید کارت ویزیت خودتان را مدیریت کنید.