كاغذ به عنوان حامل اطلاعات مهم جاي خود را كم‌كم به ديگر راههاي تبادل اطلاعات مي‌دهد. در واقع كاغذ داراي معايبي از قبيل انتقال آهسته و پرهزينه اسناد مي‌باشد. همچنين شيوه‌هاي ذخيره‌سازي اطلاعات نيز بسرعت در حال تغيير است و بجاي بايگاني انبوه دسته‌هاي كاغذ از روشهاي الكترونيكي استفاده مي‌شود. فن‌آوريهاي جديد انتقال اطلاعات، مانند EDI و پست الكترونيك و استفاده از سيستمهاي مديريت اسناد كامپيوتري نگارش، ارسال و ذخيره اطلاعات را ساده‌تر، سريعتر و حتي ايمن‌تر ساخته است.

بخاطر ساختار غيرفيزيكي واسطه (وسيله حامل داده)، روشهاي سنتي علامتگذاري فيزيكي واسطه توسط مهر يا امضاء (براي مقاصد تجاري و حقوقي) غيرقابل استفاده مي‌باشند.
هنگام كار با اسناد الكترونيكي، بايد علامتي براي تشخيص اصل بودن و سنديت بخشيدن به محتوي آن، به اطلاعات اضافه شود. بعضي شيوه‌هاي جديد تنها براي سنديت بخشيدن به يك موجوديت جهت مجوزدهي به دسترسي استفاده مي‌شوند، براي مثال نبايد يك سيستم تشخيص هويت انگشت‌نگاري كامپيوتري، يك امضاي دستي اسكن شده يا وارد كردن اسم شخص در انتهاي يك E-mail را بعنوان يك جايگزين معتبر براي امضاهاي دستي پذيرفته زيرا همه عملكردهاي يك امضاي دستي را نخواهد داشت.
با امضا كردن در پاي يك نوشته امضا كننده هويت خود را بعنوان نويسنده مشخص مي‌كند، جامعيت سند را تاييد نموده و بيان مي‌دارد كه به محتويات آن متعهد و پايبند مي‌باشد.

برخي از خواص مهم امضاهاي دستي عبارتند از:
1- امضاء يك شخص براي تمام مدارك يكسان است.
2- به راحتي توليد مي‌شوند.
3- به راحتي تميز داده مي‌شوند.
4- بايد به گونه‌اي باشند كه حتي‌الامكان به سختي جعل شوند.
5- به طور فيزيكي توليد مي‌شوند.
يك امضاي ديجيتالي يك ابزار سنديت بخشيدن الكترونيكي مي‌باشد، كه منجر به سنديت بخشيدن به يك ركورد الكترونيكي از طريق رمزنگاري با كليد همگاني مي‌شود.

ويژگي‌هاي مهم امضاهاي ديجيتال عبارتند از:
1- در توليد آنها از اطلاعاتي كه به طور منحصر بفرد در اختيار امضا كننده است استفاده مي‌شود.
2- به طور خودكار و توسط رايانه توليد مي‌شوند.
3- امضاء هر پيام وابسته به كليه بيتهاي پيام است و هر گونه دستكاري و تغيير در متن سند موجب مخدوش شدن امضاء پيام مي‌گردد.
4- امضاء هر سندي متفاوت با امضاء اسناد ديگر است.
5- بايد به راحتي قابل بررسي و تاييد باشد تا از جعل و انكار احتمالي آن جلوگيري شود.
ساختار اصلي امضاي ديجيتالي بدين صورت است كه نويسنده اطلاعات الكترونيكي اين اطلاعات را توسط كليد رمزنگاري محرمانه خود امضاء مي‌كند. اين كليد بايد توسط كاربر براي هميشه مخفي نگهداشته شود. امضاء توسط كليد همگاني مربوطه امضا كننده سند قابل كنترل مي‌باشد. اين كليد همگاني توسط عموم قابل رؤيت و دسترسي مي‌باشد.