اغلب مديران با گزينش افراد نامناسب براي تصدي موقعيتهاي شغلي، روبرو بوده‌اند. اين انتخاب نادرست باعث مي‌گردد تا اولاً زمان و انرژي سازمان در طول فرآيند استخدام و آموزش هدر رود، ثانياً سرمايه‌گذاري‌هاي مستقيم و غير مستقيم بعدي بر روي مستخدم جديد همگي بر باد داده شوند. بهترين راه براي پرهيز از اين اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام يك مصاحبه هدف‌دار و از قبل طراحي شده است. جهت دستيابي به اين منظور، بايد فهرستي از نيازهاي شغلي و ويژگي‌هاي جايگاه سازماني را به ترتيب اولويت طبقه‌بندي كرد و با در نظر داشتن روشهاي مصاحبه، افراد مناسبي را انتخاب كرد.
1) هدف از مصاحبه استخدامي
هدف از انجام مصاحبه استخدامي، سنجش داوطلب براي تصدي شغل و جايگاه سازماني موردنظر و تناسب مصاحبه‌شونده با شرايط تعريف شده براي تصدي آن شغل و جايگاه سازماني است. بطور خلاصه مصاحبه‌كننده اطلاعاتي را از مصاحبه‌شونده كسب و اطلاعاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به داوطلب استخدام ارائه مي‌دهد.
2) اقدامات قبل از مصاحبه
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه‌كننده بايد از تعداد مصاحبه‌شوندگان، شرح شغل موردنياز، نيازهاي جايگاه سازماني مورد بحث، زمان كل مصاحبه، اسامي (احتمالاً) ساير مصاحبه‌كنندگان، مداركي كه احتمالاً مصاحبه‌شوندگان بايد همراه داشته باشند، زمان شروع هريك از مصاحبه‌ها و چك ليست سئوالات عمومي و اختصاصي كه از مصاحبه‌شونده پرسيده خواهد شد را تهيه كرده و همراه داشته باشد. همچنين پرسشنامه استخدامي متقاضي (فرم متداول و معمولي كه جهت كسب اطلاعات اوليه متقاضيان در اغلب سازمان‌ها وجود دارد) را كاملا مطالعه و حتي الامكان مواردي را بخاطر سپرده باشد.
مكان مصاحبه هم بايد از نظر فيزيكي مناسب و مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌كننده رو در رو و در شرايط مساوي (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه بايد از پيش و با توافق طرفين تعيين شده باشد تا هيچكس از نظر زماني در فشار نباشد.
3) اقدامات در طول مدت مصاحبه
در زمان انجام مصاحبه، بايد مصاحبه‌كننده از پاسخگويي به تلفن‌ها و يا مراجعان يا هر اقدام ديگري كه موجب ايجاد وقفه در مصاحبه مي‌شود خودداري نمايد. همچنين به اظهارات مصاحبه‌شونده توجه كامل داشته و يادداشت‌برداري نمايد.
در طول مصاحبه، مصاحبه‌كننده بايد توضيحاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به مصاحبه‌شونده ارائه دهد تا اگر ابهامي در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف شود و همچنين متقاضي استخدام دقيقاً با انتظارات جايگاه سازماني خود آشنا شود.
در بسياري از موارد پيش آمده است كه با همين توضيحات اوليه، متقاضي متوجه شده است كه امكان برآورده نمودن انتظارات شغلي و سازماني برايش وجود نداشته و اعلام انصراف نموده است. ضمنا بر روي آخرين كار (سابقه شغلي) مصاحبه‌شونده بيشتر تكيه شده و از وي خواسته شود كه درباره موفقيتهاي بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همكاران و مديران قبلي خود، علت ترك محل كار قبلي، انتظاراتش از شغل و محل كار جديد، تجارب و تخصصهاي احتمالي خود صحبت كند. در طول مدت مصاحبه يادداشت برداري (بصورت خلاصه) از كليه اظهارات مصاحبه‌شونده، الزامي است و قبل از انجام مصاحبه نيز، بايد به مصاحبه‌شونده يادآوري نمود كه احتمالاً پاسخهاي وي با معرفها و مراجعي كه وي معرفي نموده است، چك خواهند شد.
4) نحوه مصاحبه
موفقيت مصاحبه‌كننده در كسب اطلاعات مفيد از مصاحبه‌شونده، به ميزان توانايي وي در طرح پرسشهاي مناسب بستگي دارد. مهمترين مشخصه اصلي، نحوه استفاده از پرسشهاي بسته (با پاسخهاي بلي و خير) و پرسشهاي باز (با پاسخهاي گسترده) است. لذا مصاحبه‌كننده بايد در انتخاب روشها، از شيوه معيني استفاده كند. بايد توجه داشت كه در انجام مصاحبه با متقاضيان استخدام، از روش يكساني استفاده نمود تا امكان مقايسه و سنجش بين تمامي متقاضيان وجود داشته باشد. به طور كلي پنج نوع مصاحبه استخدامي توصيه مي‌شود كه در اينجا به صورت مختصر شرح داده مي‌شوند.
4-۱) مصاحبه بسته (از پيش طراحي شده)
اين نوع مصاحبه، حداقل آزادي را به مصاحبه‌شونده مي‌دهد. نتيجه اين نوع مصاحبه غالباً يكسان و دقيق خواهد بود هر چند ممكن است اطلاعات ضروري براي تصميم گيري به كارفرما ارائه ندهد. ولي به لحاظ علمي، اعتبار بيشتري نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زير استفاده مي‌شود:
ـ پاسخهاي بلي يا خير براي كسب اطلاعات كفايت نمايد.
ـ پاسخها موارد مشخصي باشند و نيازي به توضيح بيشتر نباشد.
ـ قصد داشته باشيد پس از شنيدن پاسخ به سئوال بسته، يك سئوال باز مطرح نمائيد.
4-۲) مصاحبه باز (غير مشخص)
اين نوع مصاحبه، بيشترين آزادي را به مصاحبه‌شونده مي‌دهد. هيچ سئوالي از قبل طراحي شده وجود ندارد. مصاحبه‌كننده نيز خود را به هر وضعيتي سازگار مي‌نمايد و با استفاده از تجارب و توانائيهاي خود، به بررسي زمينه‌هايي كه بنظر وي و سازمان مهمتر هستند مي‌پردازد. در خصوص مقايسه بين اين دو نوع مصاحبه بايد بسيار توجه داشت چرا كه پس از جمع‌بندي نهايي ممكن است بين اطلاعات مكتوب از مصاحبه‌شوندگان هيچ رابطه و سنخيتي وجود نداشته و از هر يك، اطلاعات متفاوتي در دست باشد. از پرسشهاي باز در موارد زير استفاده مي‌گردد:
ـ طرح زمينه‌هاي جديد براي بحث فيمابين دو طرف
ـ كشف اطلاعات بيشتر از متقاضي استخدام
ـ ارتباط دادن يك پاسخ با يك پاسخ ديگر
ـ آزمون خودآگاهي مصاحبه‌شونده ـ اطلاع از ميزان تحليل‌گر بودن مصاحبه‌شونده
4-۳) مصاحبه نيمه‌بسته (مخلوط)
اين روش، يك روش تركيبي است، بدين‌صورت كه سئوالات مشخصي از همه داوطلبان پرسيده مي‌شود ولي بهر حال به مصاحبه‌شوندگان اجازه داده مي‌شود به زمينه‌هاي ديگر و مخصوصاً زمينه‌هاي مورد علاقه خود نيز بپردازند. بايد توجه داشت كه ميزان موفقيت در اين نوع مصاحبه نيز بستگي به مهارت و تخصص مصاحبه‌كننده دارد.
4-۴) مصاحبه بصورت ميزگرد يا گروهي
در بعضي موارد خاص، امكان مصاحبه بصورت ميزگرد بسيار سودمند است. البته بايد اهميت منافع حاصله از اين مصاحبه، هزينه آنرا توجيه نمايد. بنابراين اين نوع مصاحبه فقط در خصوص گزينش مشاغل بسيار حساس و در سطوح بالا، توصيه مي‌شود. ـ
4-۵) مصاحبه تنش
در اين مصاحبه، بجاي كسب يا ارائه اطلاعات فيمابين طرفين، فقط مصاحبه‌كننده مي‌كوشد تا موجب بروز عكس‌العمل‌هاي عاطفي مصاحبه‌شونده نسبت به موقعيت‌ها شود. مصاحبه‌كننده در اين روش، مصاحبه‌شونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تكذيب كرده، حقير شمرده و بدليل سوء عملكرد گذشته سرزنش مي‌نمايد. اين نوع مصاحبه در اغلب مواردي كه جايگاه شغلي مورد نظر با فشارهاي رواني روبروست توصيه شده و بدليل احساس خصومتي كه در مصاحبه‌شونده بوجود مي‌آورند (بخصوص در مورد متقاضياني كه استخدام نمي‌شوند) تصوير بدي از سازمان در ذهن مصاحبه‌شونده باقي مي‌گذارند.
مصاحبه كننده بايد بسيار توجه داشته باشد كه اولاً سعي گردد زمان مصاحبه بيش از ۳۰ دقيقه بطول نيانجامد تا از دقت پاسخها و نهايتاً كيفيت مصاحبه، كاسته نشود. همچنين بايد پاسخهاي مصاحبه‌شونده را در حد و مرزي كه موردنياز است نگاهداري نموده و از عنوان شدن مسائل و موارديكه به نيازهاي سازمان و شغل و جايگاه سازماني مربوط نمي‌شوند و يا اطلاعاتي كه امكان كسب آنها از طريق ديگر مثل ملاحظه مدارك يا تحقيقات وجود دارد جلوگيري نمايد. ضمنا براي موفقيت در كسب نتيجه بايد به مصاحبه‌شونده اثبات نمايد كه اطلاعات موردنياز، بر مبناي ضروريات شغلي دريافت مي‌شوند تا مصاحبه‌شونده براحتي اطلاعات موردنياز را در اختيار وي قرار دهد. در خصوص سئوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نيز بايد كاملاً دقت نمود تا به منظور جلوگيري از تبديل مصاحبه به جلسه پرسش يكسويه، بيشتر از پرسشهاي باز استفاده گردد و از پرسشهاي جهت‌دهنده و همچنين چند پرسش همزمان (بنحوي كه متقاضي ازپاسخ دادن به آنها عمداً يا سهواً شانه خالي كند) خودداري گردد.
بايد به اين نكته بسيار توجه داشت كه از طرح پرسشهايي كه ربطي به مصاحبه ندارند و فقط بدليل ابراز توانايي و برتري علمي و عملي مصاحبه‌كننده نسبت به مصاحبه‌شونده پرسيده مي‌شوند، خودداري گردد. نكته بسيار مهم ديگري نيز وجود دارد و آن اينست كه از طرح مواردي كه احتمالاً اين حس را در مصاحبه‌شونده بوجود مي‌آورد كه قبلاً تصميم‌گيري در خصوص استخدام بعمل آمده است، اكيداً خودداري گردد. براي پاسخ به سئوالات و توضيح ابهامات بايد به مصاحبه‌شونده به اندازه كافي فرصت داده شود به نحوي كه حداقل دو سوم از زمان مصاحبه به صحبتهاي مصاحبه‌شونده اختصاص داده شود. سئوالات مختلف و متنوعي را مي‌توان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولي قطعاً نحوه مطرح نمودن سئوالات بسته به سليقه افراد مصاحبه‌كننده قابل تغيير است. ولي سئوالات بايد به پاسخهايي در رابطه با موضوعات زير منتج شوند:
ـ اهم مسئوليتهاي قبلي مصاحبه‌شونده كه مورد علاقه يا بي‌توجهي مصاحبه‌شونده بوده‌اند (با قيد علت)
ـ سبكهاي مديريتي مديران قبلي وي و ارزيابي مصاحبه‌شونده از هر يك از سبكها (با قيد علت)
ـ ترجيح مصاحبه‌شونده به كار تيمي يا مستقل (با قيد علت)
ـ ساعات كار مورد علاقه وي و امكان افزايش آنها
ـ اهم قويترين ظرفيتهاي كاري وي و چگونگي استفاده از آنها در كار
ـ مهارتها و تخصصهاي مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها)
ـ دليل ترك كار قبلي (بطور مشروح و در جهت اخذ دليل منطقي) و
ـ دوست‌داشتني‌ترين كاري كه تا بحال داشته‌اند ( با قيد علت).
5) ارزيابي داوطلب پس از انجام مصاحبه، مي‌توان به اقلامي مانند توانايي انجام كار به نحو مطلوب، سنجش انگيزه داوطلب براي انجام كار مورد نظر، چگونگي هماهنگي وي با ساير اعضاء گروه و سازمان پي برد. همچنين بايد مشخص گردد كه آيا داوطلب معيارهاي مطلوب سازمان را داراست؟ در غير اينصورت آيا سازمان از حد مطلوب خود پايين مي‌آيد يا مصاحبه‌شونده را مردود اعلام مي‌كنيم كه اين مورد هم به ظرفيتهاي موجود بستگي دارد.
۷) ارزيابي مصاحبه براي ارزيابي موفقيت مصاحبه، مي‌توان پس از پايان هر سري مصاحبه و انتخاب فرد يا افراد مورد نظر و با در نظر داشتن اينكه آيا به انتخاب خود اطمينان داريم؟ آيا توانستيم اطلاعات لازم را كسب كنيم؟ كمترين رضايت را از كدام بخش مصاحبه داريم؟ آيا ممكن بود پاسخها و نتيجه‌گيري رضايت‌بخش‌تري داشته باشيم؟ آيا مي‌دانيم چگونه در سري بعد مصاحبه بهتري انجام دهيم؟ مصاحبه را ارزيابي نمائيد.
در اغلب موارد سنجش كارآيي مصاحبه‌شونده (پس از استخدام) مي‌تواند بهترين عامل ارزيابي مصاحبه باشد. البته متأسفانه هيچ وقت نخواهيم توانست بفهميم كه آيا افراد رد شده نيز مي‌توانستند پس از استخدام موفق شوند يا خير.
در پايان لازم به يادآوري است كه هنگام مصاحبه بايد بي‌تعصب بود و چنانچه احساس مثبت يا منفي در مصاحبه‌كننده نسبت به متقاضي استخدام وجود دارد، بدنبال اطلاعاتي باشيم كه اين احساس را بلا اثر نمايد چرا كه در اينصورت با كسب اطلاعات منطقي و مؤثر مي‌توان نتيجه‌گيري بهتري كرد و چه بسا نتيجه گيري نهايي موجب تأييد نطريه اوليه مصاحبه كننده گردد.
نويسنده : خوشوقتي، آرمين
بازارکار
