یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود نوشتنتان، تقلید از کسانی در اداره است که فکر می‌کنید به این کار وارد هستند. خواندن جملات آن‌ها را با دقت، و استفاده از تکنیک های نامه نگاری آنها، به پیشرفت شما کمک می‌کند.

یکی از مهم‌ترین دلایل برای مکاتبات کتبی در ادارات این است که نیاز به ملاقات حضوری را از بین می‌برد. اگر شما قادر به ملاقات همکار و یا مقام مافوقتان نیستید، باید یادداشتی که خلاصه‌ی ایده‌ها و نگرانی‌هایتان است را تهیه کنید. این کار مانع از ملاقات شما با یکدیگر شده و در نتیجه امکان استفاده‌ی بهینه از زمان را به شما می‌دهد.

یادداشت‌های کتبی در زمان مشاجره در محیط کار بسیار مهم هستند. این یادداشت‌ها ردی از کاغذ بر جای گذاشته و از افراد درگیر در مشاجره محافظت کرده و یا سبب گرفتاری آن‌ها می‌شود. این وضعیت ممکن است با یک کارمند و یا مشتری دیگر اتفاق بیفتد. گزارش و یا یادداشتی در مورد یک مسئله، می‌تواند در دادگاه مورد استفاده قرار بگیرد، و یا موجب استخدام یا فسخ قرارداد شود. در ادامه به برخی از فواید نامه نگاری مناسب در اداره اشاره شده است:

یادداشت‌های کتبی، به خصوص آن‌هایی که خوب درست‌شده‌اند می‌تواند سبب احترام به نویسنده در محیط کار شود. کنار گذاشتن زمان برای نوشتن نگرانی، ایده و افکار خود بر روی کاغذ، نشان‌دهنده‌ی فداکاری حقیقی شما برای کارتان است و کیفیت کار شما را نشان می‌دهد. این امر ممکن است سبب مسئولیت‌پذیری بیشتر و یا ارتقاء شغلی شود.

نوشته‌های کتبی می‌تواند توسط افراد زیادی در هر زمان مورد استفاده قرار گیرند. دستورالعمل‌های نوشته‌شده می‌توانند در کل اداره منتقل‌شده و از تکرار همان مطلب بارها و برای افراد مختلف جلوگیری کنند، در نتیجه سبب یکپارچکی بیشتر در اداره می‌شوند، زیرا همه‌ی افراد از یک دستور العمل استفاده می کنند.