- روش محدودیت اختیار یا اختیار مشكوك
باید دانست كه مذاكره با افراد بدون اختیار كافی، نتیجه مذاكرات را به تباهی میكشاند. در ضمن باید دقت كرد كه گروه خودی نیز باید با اختیارات مشخص از پیش تعیین شده كه كاملا برای افراد توجیه شده باشد در جلسات شركت جویند.
تشخیص اختیار افراد بعضا به سادگی صورت نمیپذیرد. در مذاكرات بینالمللی، مذاكرهكنندگان عمدتا برگهای به نام اختیارنامه دارند كه محدودیت اختیار طرف را برای مذاكره و توافق بهطور كامل تشریح میكند. ولی در مذاكرات داخلی میتوان در بعضی موارد از طریق كارت ویزیت و درك سمت طرف، به میزان اختیار وی پی برد. البته این مساله همیشه اتفاق نمیافتد؛ چراكه بارها اتفاق افتاده كه سمت فرد، مدیریت عامل یك سازمان بوده؛ ولی حرف نهایی را رییس هیاتمدیره زده است. در ضمن در كارت ویزیتها برخی از سمتهای ذكر شده نمیتواند میزان اختیار موجود در پشت سمت را افشا كند. مثلا مدیر پروژه راهاندازی و... اینگونه سمتها معمولا نشان نمیدهند كه فرد حرف آخر را میزند یا كس دیگری در پشت صحنه وجود دارد. راه دیگر برای تشخیص اختیار طرف، سوال كردن از وی است؛ ولی باید دقت كرد سوال نباید به گونهای مطرح شود كه به شخصیت وی توهین شود. مثلا میتوان این جمله را به كار برد: آیا نیاز هست كس دیگری نیز در جلسه حضور داشته باشد یا جمع حاضر میتواند توافق نهایی را انجام دهد؟ طبیعی است جملات بسیار زیادی را میتوان طراحی كرد كه در عین درك میزان اختیار طرف، شخصیت فرد را نیز با موضوع مذاكره توام نكرده باشد. اگر فرد مقابل در پاسخ خود دارای اختیار كافی بود، مذاكره را ادامه دهید؛ ولی اگر متوجه شدید اختیار كافی ندارد، یا تقاضای برگزاری جلسه با فرد مختار را مطرح كنید یا در هنگام مذاكره تمامی مطالب مورد نظر خود را مطرح نكنید و خط كف خود را مشخص نكنید. مشخص كردن خط كف همیشه باعث میشود توافق در زیر خط كف مورد قبول ما اتفاق بیفتد. در بسیاری مواقع بهرغم سوال از طرف برای تشخیص میزان اختیار وی و حصول اطمینان از اینكه فرد دارای اختیار كافی است، در انتهای جلسه طرف مقابل برای برونرفت از توافق احتمالی یا خرید زمان بیشتر برای كسب اطلاعات یا تفكر بیشتر در انتهای جلسه، عنوان میكند كه مثلا باید با روسا یا همكاران خود پیرامون این مطلب مشورت كند یا كسب تكلیف نماید. این تكنیك كه خود یكی از حیلههای مذاكراتی است به نام روش «اختیار مشكوك» نامیده شده است كه فرد میخواهد با خرید زمان بیشتر، امتیازات بیشتری را در آینده طلب كند یا در برخی مفاد قرارداد، تغییرات یكطرفهای را اعمال كند. دو تكنیك برای برخورد با این روش موجود است؛ روش اول تقاضای مذاكره با فرد مافوق یا فرد مورد نظر است، یعنی اصطلاحا رتبه مذاكره را یك درجه بالاتر ببریم. در اغلب موارد چون فرد صرفا یك بلوف زده است، مجددا به توافق برمیگردد؛ ولی در بعضی مواقع ما قادر نیستیم با فرد مافوق ملاقات كنیم و بهرغم تلاش ما امكان برقراری جلسه در آینده نیز فعلا فراهم نشده است. در چنین مواقعی كار را بهصورت «توافق مشروط» ادامه میدهیم. یعنی به فرد میگوییم حالا كه شما میخواهید با روسای خود پیرامون این مطلب مشورت كنید، ما نیز فرصت را مغتنم شمرده و سعی میكنیم با همكاران و مشاوران خود مشورت كنیم. این جمله به آن سبب گفته میشود كه اگر طرف مقابل بعدا برخی از توافقات انجام شده را تغییر داد، ما هم فرصت تغییر دادن برخی از بندها را به نفع خود ایجاد كرده باشیم. همان طور كه گفته شد این روش را «توافق مشروط» مینامند.
2. روش پرش از مانع (سالامی)
در این روش فرد تقاضای خود را نه به صورت یكجا، بلكه به صورت برش برش از طرف درخواست میكند و پس از دریافت هر جواب مثبت، درخواست بعدی را مطرح میكند. این حیله به این منظور انجام میشود كه امتیازات متوالی و فراوان بدون اینكه حساسیتی را برانگیزد، از طرف دریافت شود. برای مقابله با این روش كافی است پس از هر درخواست، از فرد بخواهیم آیا چیز دیگری برای درخواست دارد یا خیر؟ با این كار موجب میشوید كه فرد تمام درخواستهای خود را یكجا مطرح كند و قادر نباشد در مقاطع بعدی چیزی به آن بیفزاید یا از آن بكاهد. پس از جمعآوری كردن تمام درخواستهای طرف، میتوان با آن به صورت یك بسته یا پكیج برخورد كرد.
3. روش تهاجمی و تهدید
در مواقعی كه مورد تهدید یا تهاجم قرار میگیرد، موارد زیر را اجرا كنید:
1- تهدید را قبول نكنید. اگر فرد منطقی باشد، تهدید نمیكند.
2- تهدید را رد نكنید؛ چون موجب بدتر شدن اوضاع خواهد شد.
3- تهدید مقابل نكنید.
4- با دوستان خود در آن موقع مشورت نكنید.
5- درخواست تعویق مذاكره را نكنید.
انجام دو مورد آخری دال بر ترس و موثر واقع شدن تهدید است.
آنچه باید انجام دهیم، در وهله اول حفظ آرامش و صبر است. باید به این مطلب اعتقاد داشت كه انسان پرخاشجو و بینزاكت، همواره بازنده است. پس سعی كنید جو غالب را از بین ببرید تا در عین حالی كه برخورد مقابل نكردهاید، طرف مقابل نیز حس نكند از تهدیدهای وی ترسیدهاید.
یكی از روشها این است كه مدتی را حرف بزنید، در عین حالی كه حرف نزدهاید تا به مرور زمان كنترل جلسه مجددا در اختیار شما قرار گیرد.
4- در سالن مذاكره روبهروی نور، تابلوهای اثرگذار منفی یا در وضعیت پایینتر قرار داده میشوید
این عملیات برای خسته كردن و در موضع ضعف قرار دادن طرف انجام میپذیرد تا بتوان امتیاز زیادی را از وی گرفت. در این گونه مواقع تا وضعیت مذاكره اصلاح نشود به هیچ وجه مذاكره نكنید.
5. قطع مذاكرات
این روش برای ارزیابی میزان علاقه طرف به نتیجه مذاكرات انجام میگیرد، به این رو باید در نظر داشت به رغم علاقه زیاد به نتیجه مذاكره، باید از ابراز آن به طرف مقابل خودداری به عمل آورد، چون به طور قطع مورد سوءاستفاده قرار خواهد گرفت.
ویوان نیوز
آموزشهای کاربردی کسب و کار | ویژه کارآفرینان و مدیران | آموزشهای مهارتی و فنی مشاغل | خواندنیهای مکمل کسب و کار | مهارتهای بازاریابی و فروش | مهارتهای روابط عمومی و تبلیغات | مهارتهای ضروری مدیران | فنون مذاکره و عقد قرارداد