شما برای داشتن یک ارتباط بهتر بین مردم نیازی به مکاتبات و ارتباطات دستی بین شرکت ها و گروههای همکار ندارید. هدف از این مقاله راهنمایی با ارائه مثالهای روشن است، مواردی که سبب بهبود و توسعه روش ارسال ایمیل شود. همچنین در این مقاله چندین قانون تنظیم و پیش بینی شده است که امیدوارم مردم نیز اقدام به استاندارد کردن آنها را بکار گیرند.
به هر ایمیلی پاسخ ندهید:
اگرچه این ایده به نظر متضاد می آید اما واقعاً نیاز نیست شما پاسخ هایی چون “ممنون” و یا “متوجه شدم” و یا اینکه پاسخ بدهید “موضوع را بررسی میکنم و بعداً به تو پاسخ لازم را خواهم داد” ( کافی است پس بررسی پاسخ کامل را برای او ارسال نمایید ). واضح تر بگویم اگر مثلاً همکار و یا کارمند شما سوالی از شما پرسید تا زمانی که پاسخ روشنی برای آن نیافتید به او پاسخ ندهید. البته اگر سوال ساده ای باشد و درجا می توانید پاسخ آن را بدهید مشکلی نیست اما اگر ایمیل شامل سوالات مهی و متنوعی است به بهترین شکل به آن پاسخ دهید.
لیست اسامی و سوالات
اینکه بخواهید هر چه به مغزتان رسید را از طریق ایمیل با گروه خود مطرح نمایید کار بسیار ساده ای است بهتر است از این امکان سوء استفاده نکنید و آن را برای کارهای مهم تر ذخیره نمایید به نوعی در ارسال ایمیل عدالت را رعایت کنید. مثلا خود من نام و سوالاتم از اعضای تیم را در اپ یادداشت گوشی هوشمند خود نگه داشته ام و در اولین فرصت که بصورت حضوری و یا از طریق اسکایپ یا هر وسیله چت دیگرکه با آن افراد روبرو شوم، آنها را مطرح می نمایم و ممکن است حتی تا ۱۰ سوال هم از فرد خاصی در تیم بپرسم. این سوالات را نیز معمولاً من در طول هفته جمع آوری می کنم و گاهاً شده است تمام آنها را در یک ایمیل به یک عضو ارسال نمودم.
پرسش قبل از ارسال ایمیل:
قبل از ارسال هر ایمیلی بهتر است از مخاطب بپرسید که دوست دارند به چه صورت ایمیل های شما را دریافت نمایند. پاسخ افراد ممکن است شما را حتی متعجب کند. برخی افراد علاقه دارند ایمیل شما را جامع و کامل و مفصل دریافت نمایند اما برخی دیگر ترجیح می دهند ایمیل ها را کوتاه و منقطع ( مثلا در هر ایمیل یک پرسش مطرح شود و یا هر ایمیل بطور اختصاصی دارای یک موضوع متفاوت متناسب با سوال موجود در ایمیل باشد ) دریافت نمایند. در نظر داشته باشید که چنین چیزی واقعاً مهم است و برخی افراد در کنار دادن ایمیلشان به شما ممکن است چنین چیزی را نیز گوشزد نمایند که به چه شیوه ای برای آنها ایمیل ارسال نمایید.
کوتاه تر بهتر است:
بهتر است متون ارسالی را کوتاه و راحت در خواندن ارسال نمایید، البته درک می کنم که ممکن است شما نویسنده قابل و با استعدادی باشید. اما مطمئن باشید اگر ایمیل شما بیش از اندازه عریض و طویل باشد هر کسی آن را برای مطالعه در آینده نگه می دارد در واقع زمانی اقدام به مطالعه آن می کند که فرصت و انگیزه مطالعه آن را داشته باشد. من فکر می کنم، به ازای هر جمله ای که شما اضافه تر بنویسید حدود ۵% بیشتر، شانس مطالعه آن ایمیل و پاسخ دادن به آن گرفته می شود. پس اگر متن شما دارای ۲۰ جمله باشد بهتر است هرگز آن را ارسال نکنید! چرا که به نظر کسی راغب به خواندن آن نخواهد بود.
آیا ایمیل بهترین رسانه برای پرسش و سوال است؟
شخصاً عاشق ایمیل هستم و صادقانه بگویم بهترین رسانه ارتباطی است که همیشه در الویت نخست از آن استفاده می نمایم. اما فراموش نکنید که برخی مسائل بهتر است از طریق چت ، تماس تلفنی و یا حتی حضوری مطرح و عنوان شود. شاید بگویید که مطلبی که می خواهم عنوان کنم بسیار کوتاه است، پس بهتر است از پیام کوتاه و یا حتی چت متنی موجود در اسکایپ استفاده نمایید، مثلا خود من علاقه دارم بیش از ۵۰ درصد از ایمیل هایی که دریافت میکنم ، در همین چت باکس اسکایپ باشد.
از احساسات دوری کنید:
عصبانی هستید؟ آیا این احتمال وجود دارد کسی که ایمیل شما را دریافت می کند عصبانی شود؟ اگر اینگونه است بهتر است آن ایمیل را ارسال نکنید. اگر پیام شما به هر دلیلی سبب ایجاد یک واکنش احساسی و عاطفی در فرد گیرنده می شود یا سبب بحث های طولانی می شود بهتر است آن را با یک تماس تلفنی و یا ملاقات حضوری پیگیری نمایید.
اسناد حجیم را ایمیل نکنید:
اینکه مطلبی را به ایمیل الصاق (اتچ) نمایید کار بسیار ساده ای است. شما قطعاً می توانید کارت های تبریک، یا عکس های سرگرم کننده و هر چیز دیگری را اتچ نمایید که مسلماً ممکن است برای دریافت کننده مهم نباشد و سبب انتقاد وی از شما نشود اما اگر اسناد سخنرانی با صفحات متعدد و یا هر فایل حجیم دیگری را می خواهید به گیرنده برسانید، ایمیل بدترین روش و رسانه برای این کار است. اگر نیاز به چنین ارسالاتی با همکارانتان دارید بهتر است گوگل درایو را امتحان کنید. همچنین دراپ باکس به شما امکان به اشتراک گذاری فایل ها را می دهد. همچنین اسکرین شات های کاری در رسانه هایی چون Droplr و Skitch بهتر و بهتر قابل عرضه هستند.
ایمیل کردن از طریق آدرس ایمیل CC همراه با علت باشد:
زمانی که شما از CC ( حالتی است در ایمیل که بعد از to می آید و به معنای ارسال رونوشت به فرد دیگر است ) استفاده می نمایید باید بدانید که چرا ایمیل ها را تحت CC ارسال می نمایید. بسیار اتفاق افتاده است که من از CC استفاده کرده ام و برای اینکه بفهمم چرا این رونوشت را به فلان کس ارسال کرده ام دچار مشکل شده ام، پس یک قانون مناسب برای ارسال رونوشت این است که در انتهای ایمیل مثلا ذکر کنیم چرا این ایمیل را به فلان عضو تیم ارسال نموده ایم مثلا:
- پاتریک : این ایمیل جهت آگاهی است و نیازی به پاسخ نیست
- سوفی: بند دوم و قسمت پر کردن فرم مربوط به شماست
- متیو : سوالهای ۱ تا ۳ مربوط به شماست پس از پاسخ دادن آنها را برای سوفی ارسال کن
BCC یک ویژگی فوق العاده است:
بهترین چیزی که من در یک ایمیل می توانم ببینیم و بسیار خوشحال شوم این عبارت است “من تو را به BCC ایمیل منتقل کردم” !؟ این بدان معناست که من شما را از این موضوع مطلع کردم اما نیازی نیست به آن پاسخی داده شود و قطعا ایمیل های طولانی که برای من فرستاده میشود بهتر است در این رده ارسال شوند! وقتی اینطور شود مانند این است که معلم من در ۱۰ سالگی به من می گفت بقیه روز را استراحت کن!!! من همواره تلاش کرده ام تا ارسال ایمیل BCC را برای خودم جا بیندازم، بخصوص زمانی که لازم است یک ایمیل را برای افراد زیادی میل نمایم.
ایمیل نزنید!
بسیاری از مردم کار خود را با چک کردن میل باکس خود آغاز می کنند و احتمالاً گمان می کنند ارسال ایمیل کار مفیدی است پس اقدام به ارسال ایمیل به دیگران می کنند بدون اینکه حتی ضرورتی داشته باشد. یادتان نرود برای چه کسی کار می کنید و اولویت های کاری شما چیست و فراموش نکنید تا ۲۰ سال پیش خبری از ایمیل نبود و بدون آن نیز کسب و کار پیش میرفت. خلاصه کلام این است که حتما و حتما ایمیل های ضروری را ارسال نمایید.
نتیجه:
ایمیل یک ابزار ارتباطی بسیار بزرگ است، اما متاسفانه اغلب مورد سوء استفاده قرار میگیرد بویژه در ارسال اسپم یا همان ایمیل های ناخواسته که توسط افراد سودجو صورت میگیرد. شما با کمی تفکر و مطالعه می توانید از این سیستم بزرگ ارتباطی به شکل موثری استفاده نمایید و کسب و کار و حرفه خود را با آن متناسب نمایید.
