یکی از بهترین ابزارهای سمعی و بصری ارائه و سخنرانی پاورپوینت است. امروزه اکثر سخنرانان در همایش‌ها برای انتقال هرچه بهتر مطالب خود از پاورپوینت استفاده می‌کنند. حتی استادان دانشگاه و معلمان مدارس برای آموزش از این نرم افزار استفاده می‌کنند تا محتوا به بهترین شکل توسط مخاطب درک شود.

آیا ساختن چند صفحه متحرک را می‌توانیم پاورپوینت بنامیم؟ آیا هر ساختاری برای پاورپوینت مناسب است؟ آیا بسته به انواع مخاطبین باید صفحات مختلفی بسازیم؟اصلا چطور می‌شود یک پاورپوینت تاثیرگذار ساخت؟

ساختن پاورپوینت خوب یک هنر است. هر چقدر در ساختن صفحات پاورپوینت دقت به خرج دهید و آنها را مناسب شرایط بسازید، سخنرانی شما تاثیر بیشتری روی مخاطب می‌گذارد. در این مقاله به چند نکته مهم در ساختن پاورپونت اشاره خواهیم کرد.

قدم اول

مخاطب را بشناسید. ببینید برای چه گروهی می‌خواهید سخنرانی کنید. همان طور که متن سخنرانی و محتوا متناسب با مخاطب تنظیم می‌‎شود، ساختار پاورپوینت نیز باید متناسب با مخاطب طراحی شود.

برای مثال وقتی برای گروهی از متخصصان سخنرانی می‌کنید، ساختار پاورپونت رسمی‌تر است و بیشتر از نمودار و جدول استفاده می‌شود. در این حالت اسلایدها از ساختار ساده و تک رنگ بهره می‌برند ولی اگر برای آموزش کودکان می‌خواهید از پاورپوینت استفاده کنید، باید بیشتر از شکل استفاده کنید و رنگ‌های بیشتری به صفحات بدهید.

کودکان بیشتر جذب رنگ می‌شوند و این فاکتور در تاثیرگذاری مطلب مهم است و برعکس بزرگسالان در هنگام مواجه با صفحات بسیار رنگی سردرگم و کلافه می‌شوند.

قدم دوم

به محتوای مطلب توجه کنید. بسته به اینکه محتوای سخنرانی یا ارائه شما علمی، فنی، هنری، مدیریتی و... باشد ساختار پاورپوینت تغییر می‌کند. در سخنرانی‌های علمی و فنی مخاطبان ترجیح می‌دهند زودتر به اصل موضوع پرداخته شود و طرفدار حاشیه پردازی نیستند، پس پاورپوینت شما باید شامل نکات مهم ارائه باشد.

قدم سوم

به شدت از افکت‌های زیاد انیمیشنی بپرهیزید. البته این موضوع باز هم به مخاطب برمی‌گردد. اگر مخاطب کودک باشد از صفحات و نوشتار‌های چرخشی لذت می‌برد ولی اگر این اتفاق در ارائه‌های علمی و فنی بیفتد نشان‌دهنده غیر حرفه‌ای بودن شماست. شاید در اولین برخورد با پاورپوینت از انیمیشن‌های آن لذت ببرید ولی استفاده بیش از اندازه آنها باعث سردرگمی مخاطب می‌شود. بهتر است تنها تیتر و یا مطالب مهم با افکت خاصی نشان داده شود.

قدم چهارم

توجه کنید، پاورپوینت فقط جای مطالب مهم است نه کل مقاله! خیلی از ارائه دهندگان به این نکته توجه نمی‌کنند و کل مقاله را در صفحات پاورپوینت جا می‌دهند و این کار فلسفه استفاده از پاورپوینت را از بین می‌برد. شما از پاورپوینت استفاده می‌کنید تا مطالب مهم را در ذهن مخاطب حک کنید، نه اینکه او را مجبور کنید زمان ارائه را صرف خواندن صفحات پاورپوینت کند. همچنین با این کار مخاطب جذب خواندن صفحات پاورپوینت می‌شود و دیگر به سخنرانی شما گوش نمی‌دهد.

قدم پنجم

در هنگام ساختن پاورپوینت به زمان ارائه دقت کنید. وقتی تنها 15 دقیقه برای ارائه به شما زمان می‌دهند ساختن 30 اسلاید پاورپوینت درست نیست. وقتتان را تنظیم کنید تا اسلایدهای بهتری تهیه کنید. اسلایدهای بیشتر لزوما به معنای تاثیر گذاری بیشتر نیست.

قدم ششم

بیشتر سعی کنید از نمودار، شکل، تصویر، گراف و... استفاده کنید. برای مثال اگر در مورد صرفه جویی در مصرف سوخت سخنرانی می‌کنید، سعی کنید مثالی بزنید و عدد صرفه جویی را برای مخاطب قابل لمس کنید و آن مثال را در اسلاید خود جای دهید.

قدم هفتم

بهتر است اولین اسلاید بعد از اسلاید "عنوان"، اسلایدی باشد که در آن سوالی در ذهن مخاطب نقش ببندد. این سوال باید به گونه‌ای باشد که مخاطب لزوم سخنرانی و یا مقاله‌ی شما را بفهمد. با این کار مخاطبان را بیشتر به سمت خود جذب می‌کنید چون آنها می‌دانند برای چه باید این سخنرانی را گوش بدهند.

برای مثال اگر معلمی می‌خواهد از پاورپوینت برای آموزش مبحث "مغناطیس" استفاده کند، بهتر است اولین اسلایدها را به کاربرد "مغناطیس" در زندگی و نقش مهم آن در فناوری‌های نوین اشاره کند. تا دانش‌آموزان بدانند برای چه این مبحث را می‌خوانند.