مذاکره در سطح کسب و کارهای کوچک در سرتاسر زمان کاری شرکت اتفاقی همیشگی و دائم است. ما، در ساده‌ترین سطح، با کارمندان، مشتریان و شرکایمان در حال مذاکره هستیم.

به‌‌رغم تصویری که رسانه‌ها از مذاکرات پرمناقشه ارائه می‌دهند (مثل مباحث ورزشی)، می‌توان با آرامش و خونسردی با هر کسی گفت‌وگو کرد. در واقع، این امکان برای هر مدیری وجود دارد تا بر سر مسائل گوناگون با دیگر مدیران به توافق برسد. هدف هر مذاکره‌ای دست‌یافتن به توافق متقابل و خرسندی هر یک از طرفین گفت‌وگو است. مایکل ئی. اسلوپکا (مدرس مذاکره و گفت‌وگو) نکاتی را در همین زمینه عنوان کرده است. اینجا به برخی از مهم‌ترین و کارآمدترین مباحث وی خواهیم پرداخت.

(1) گوش کنید. گرچه شما به دنبال اهداف و برنامه‌های خاص شرکت‌تان هستید، اما این مساله دلیلی برای نادیده گرفتن طرف مقابل نیست. هیچ دلیلی وجود ندارد که خیلی زود در هر مذاکره‌ای به نتیجه برسید. ابتدا باید به طرف مقابلتان احترام بگذارید، حرف‌های او را خوب بشنوید و از موضع وی در قبال این مذاکره مطلع شوید. به قول اسلوپکا «تنها پس از گوش‌سپردن به طرف مقابلتان می‌توانید در جریان معامله‌تان باشید.

تنها از این به بعد می‌فهمید که دارید بر سر چه چیزی مذاکره می‌کنید و به چه مباحثی می‌پردازید». او ادامه می‌دهد که «اگر شما به دنبال خرید یک ماشین هستید و قیمت این ماشین را نمی‌دانید، آنگاه شما ابتدا قیمت ماشین را از فروشنده می‌پرسید. به عبارت بهتر، شما هرگز به فروشنده نمی‌گویید که توانایی پرداخت چه هزینه‌ای را دارید.». همواره باید چنین جمله‌ای را به طرف مذاکره‌تان بگویید: بدون آگاهی از نیازهای شما نمی‌توانم نیاز شما را برطرف کنم.

(2) فرآیند را پی بگیرید. یک مذاکره موفق از فرآیندی تشکیل می‌شود که سه قسمت دارد: (الف) گردآوری مواضع طرف مقابل؛ (ب) دانستن اطلاعات بیشتر و جزئی‌تر راجع به خرج و مخارج؛ (پ) دست‌یافتن به مصالحه متقابل. بله! واقعا هر مذاکره‌ای این سه گام را طی می‌کند. به قول اسلوپکا «واقعا همین‌طور است. همواره در پی زمینه‌ای مشترک باشید. برای مثال، اگر قصد خرید خانه دارید، ابتدا به گفته‌های فروشنده گوش دهید، سپس عقاید خودتان را درباره خریدن خانه بیان کنید و الزامات مورد نیازتان برای یک خانه مناسب را شرح دهید و دست آخر، بر سر مبنایی مشترک و متقابل با طرف مذاکره‌تان به توافق برسید. اما گاه پیش می‌آید که مذاکره به بن‌بست یا تنگنا می‌رسد و دیگر بیش از این جلو نمی‌رود. آیا باید از مذاکره کنار کشید یا آن را نادیده انگاشت؟

یک مذاکره وقتی به بن‌بست می‌رسد که می‌توان کارهای مشترک زیادی انجام داد، اما گفت‌وگوها پیش نمی‌روند، یا متوقف می‌شوند. در این شرایط می‌توان، بنا به پیشنهاد خود اسلوپکا، درباره جزئیاتی به گفت‌وگو نشست که هر کدام از طرفین می‌تواند به سهم خودش از آن دست بشوید تا خود مذاکرات به جلو پیش روند. بن‌بست در مذاکره درست زمانی پدید می‌آید که دیگر نمی‌توان به توافق یا مصالحه متقابل دست یافت. در این موقعیت، استفاده از یک واسطه یا دلال حرفه‌ای می‌تواند به بهبود مناسبات و مذاکرات یاری برساند.

(3) از عبارت‌های جادویی سود ببرید. عبارت مشهور «تحت چه شرایطی...؟» می‌تواند هر مذاکره مرده‌ای را زنده کند و پایان هر مذاکره‌ای را به سرآغاز مذاکره‌ای تازه بدل سازد. برای مثال: تحت چه شرایطی سرمایه کسب‌و‌کار من را تامین خواهید کرد؟ تحت چه شرایطی سهم مشترک من را تا انتهای ماه بعد کنار خواهید گذاشت؟

استفاده از این عبارت کمک زیادی به شما خواهد کرد؛ زیرا می‌توان با استفاده از آن به تقاضاها، ملزومات، اقتضائات و شرایط واقعی طرف مقابلتان پی ببرید و تصمیم صحیح‌تری در قبال آینده مذاکره پیش رو بگیرید. اسلوپکا به ما خاطرنشان می‌کند که یادمان باشد تا بدون آگاهی از شرایط کلی طرف مقابل هرگز به هیچ مصالحه یا توافقی تن ندهیم. این نکته در مورد طرفین مذاکره صادق است.
(4) «از اعداد سرراست استفاده نکنید».

فرض کنید که با یک طراح وب سایت تماس گرفته‌اید. او برای میزبانی از سایت شما در هر ماه دو پیشنهاد 38 و 40 دلاری دارد. ترجیح می‌دهید که در مورد کدام یک از این قیمت‌ها به مذاکره بپردازید؟ وقتی سر میز مذاکره قرار می‌گیرید، عددی دقیق پیشنهاد بدهید و چندان از صفرهای مقابل عدد یاری نگیرید.

چرا؟ چون شما با این کار عملا محاسبات لازم را برای هزینه‌های مورد نیاز و واقعی محصولتان انجام داده‌اید. صفرهای زیاد در یک مذاکره می‌تواند طرف مقابل شما را به هر نحو ممکن مرعوب سازد و او را از ادامه مذاکره و کسب توافق لازم منصرف کند. برای مثال، به جای طرح اعداد سرراست، از اعداد فرد استفاده کنید. وقتی از عددی سرراست مثل 10000 دلار استفاده می‌کنید، به راحتی تا 9000 دلار و بعد تا 8000 دلار و حتی ارقام پایین‌تر نیز نزول خواهید کرد. به قول اسلوپکا «قیمت‌های صفردار پیشنهاد ندهید و قیمت‌های صفردار را نپذیرید. هر قیمتی که صفرهای زیادی در مقابل خودش دارد، بی‌آنکه در جریان باشید، می‌تواند شما را به سوی یک فاجعه مالی سوق دهد.»