راه هاي مختلفي براي بيان درك ما از زمان وجود دارد.براي قرنها مردم از حركت ماه ، ساعت آفتابي ، اذان ، زنگ كليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده كردند تا اينكه در قرن دوازدهم راهبان كاتوليك ساعتهايي براي تنظيم فعاليتهاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند « وقت طلاست» گوياي اين توجه است.جوامع امروزي جوامعي هستند كه در آنها تعداد ساعات كافي در طول روز وجود ندارد. فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند كه تقريباً در مدت زمان كم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا كرد و خيلي كارها را سريعتر و آسانتر انجام داد ؛ اما تمايل به سريعتر انجام دادن كارها و بيشتر كار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود.
اين رويكرد كه همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است كه از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن بصورت مؤثر بهره گيرد.تاريخ به ما مي گويد كه مديريت ضعيف زمان يك مسئله قديمي است ، مسئله اي است كه فناوري آن را بوجود نياورده است و ان را نمي تواند حل كند.در شرايطي كه ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرآيندهاي اداري ، كمتر در پيچ و تاب تشريفات اداري و كاغذ بازي گم مي شوند ، مديريت ضعيف زمان را كمتر مي توان مخفي كرد. مديريت زمان موضوعي است كه همه ما ، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي ، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي كنيم.ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول كمك مي كند درك بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي كند كه مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود بكار بريد.پس از ارائه رهنمودهاي عمومي ، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت.ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه كسب و كار مدنظر قرار مي دهيم.
اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست كه شما را در استفاده مؤثر از زمان كمك مي كنند.رهنمودهاي عمومي  وجود دارد كه مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه ، مدرسه و كار استفاده شوند.در اين بخش ، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم.ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت را مورد بررسي قرار مي دهيم.
احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است كه مردم نمي دانند  مديريت زمان چيست.دليل دوم سستي و تنبلي است ؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند.گروه سومي كه از مديريت زمان استفاده نمي كنند آنهايي هستند كه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت ( دقيقه نود ) و شرايط بحران كار كنند.
ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هرگونه دليل يا توجيه را رد مي كند.مديريت زمان كمك مي كند كه تعيين كنيد كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمترين هستند.اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف كنيد.هم چنين مديريت زمان به شما كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليتهاي غير ضروري ، مدت زماني كه واقعاً كار مي كنيد را افزايش دهيد.يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان كاهش استرس در زندگي است.كاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.
چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد ، از همان زمان بايد شروع كنيد.اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد.اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود.ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد.نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد بلكه احساس خود ( خسته ، پر انرژي ، عصباني ، بي حال و ... ) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهيد ، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.
پس از ثبت فعاليت ها براي چند روز ، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند.خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است.ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ، فعاليت هاي غيرضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند ، زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد.تحليل فعاليت هايتان كه  در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي ، يعني اولويت بندي فعاليت ها ، به شما كمك خواهد كرد.
اولويت بندي فعاليت ها
اولويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است.اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد.
براي تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي كه بايد انجام دهيد ، فعاليتهايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد.خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد. در گزارش خود كارهايي را كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد.اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد.
در حاليكه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد ، نيز مهم است كه آنرا خوب انجام دهيد.در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است.تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد.بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد ، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غير ضروري در زندگي خود را دور بريزيد .تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان خود مي دانيد تفويض كنيد.بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه خود را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد ، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.
برنامه ريزي
برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند.در برنامه ريزي شخصي ، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي شود.در برنامه ريزي حرفه اي ، برنامه ريزي پروژه محور است.برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد.ابتدا انتظارات خود را برآورده كنيد.به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد.
دوم ، مدت زماني را صرف خود كنيد.براي اينكه به حداكثر عملكرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد.
نكات سودمند براي بهبود كيفيت وقت
الف ) از مزاحمت ها جلوگيري كنيد
همواره پذيراي بازديدكنندگان نباشيد.بازديدكنندگان مي توانند موجب بهم ريختگي شوند و در نهايت منجر به كاهش بهره وري مي شوند. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدكننده بفهمانيد كه شما مشغول هستيد.هر روشي كه بكار مي بريد به خاطر بسپاريد كه نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي كاهش مزاحمت ها  جواب ندادن به تلفن است.تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند.تماس هاي تلفني قطار افكار را از حركت باز مي دارند. تماس هاي تلفني ممكن است شما را متعهد به انجام كارهايي كنند كه آمادگي آنها را نداريد.از خاموش كردن زنگ تلفن نترسيد.وقتي كارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چك كنيد.
ب ) كنترل كنيد
كارهايي را كه نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين كار را در فهرست كارها يادداشت كنيد.كارهاي فهرست را اولويت بندي كنيد. با انجام اين عمل ، شما مي توانيد روز خود را كنترل كنيد.شما ابزاري داريد كه مي توانيد از كارهاي غير ضروري جلوگيري كنيد يا كارهاي جديد را اولويت بندي كنيد.پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد كه شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد . هم چنين شما مي دانيد كه چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست كارهاي فردا اضافه كنيد.
د )سرعت خود را تنظيم كنيد
مهم است كه خود را براي ميزان ساعاتي كه كار مي كنيد تنظيم كنيد.از خود بپرسيد كه با سرعتي كه كار مي كنيد مي توانيد ادامه دهيد.خود را با تعداد ساعات زياد كار خسته نكنيد.مديريت مؤثر زمان بايد اين امكان را فراهم آورد كه بتوانيد كارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينكه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي كند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار ، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند.اين بخش به شما كمك مي كند كه اهداف شخصي خود را اولويت بندي كنيد بطوري كه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش « فقط بگو نه »  را ياد مي گيريد كه به شما در سبك كردن زمان بندي كمك مي كند.اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.
1-فقط بگو « نه »
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن كلمه « نه » مشكل داريم.اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود.به خاطر اكراه طبيعي در گفتن نه ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غير مستقيم وجود دارد بطوري كه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد.يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي كه با اولويت موجود وي تناقض دارد خلاصي يابد.اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست.اشكالي ندارد كه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت.به افرادي كه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد كه شما مسئوليت هايي به عهده داريد  كه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد.شما متعجب خواهيد شد كه مي بينيد كه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.
2- اهداف شخصي
الف – هدفگذاري كنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه » بگوييد ، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد.اهداف ، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند.اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجازه تمركز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي كنيم.هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد.
اهدافي  تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند.وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد ، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد.اين فرآيند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند. اين فرآينده كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورده شوند چراكه يك فرايند تدريجي است.
ب – اهداف خود را اولويت بندي كنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد ، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم.
اهداف را بصورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند.اجازه دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند.شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد.پيتر داكر مي گويد كه « انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست » .
اقتصاددان ايتاليايي ، ويلفردو پارتو ، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم.براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد ، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد.وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر  را حاصل مي كنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.