تلفن، به محیط‌های اجتماعی زندگی انسان‌ها، از محیط کار گرفته تا خانه و مکان‌های عمومی نفوذ کرده است. استفاده از تلفن برای انجام کارهای تجاری روزبه‌روز افزایش یافته و با استفاده از تلفن‌های همراه، افراد همیشه و در همه جا در دسترس می‌باشند. با این وجود، مکالمه از راه دور، با وجود اینکه مشکلات صحبت رو در رو را به همراه دارد، مشکلات خاص خود را نیز در پی دارد. یکی از راه‌هایی که می‌توان این مشکلات ارتباط راه دور را کاهش داد، استفاده از مهارت‌های مکالمه تلفنی است.

کلماتی که برای انتقال پیام از طریق تلفن استفاده می‌کنید، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. فردی که در آن سوی خط پیام شما را دریافت می‌کند، نمی‌تواند از طریق زبان بدن شما ، مفهوم کلامتان را درک کند، برای همین بر روی کلماتی که انتخاب می‌کنید تکیه می‌کند. حتی زمانی که چهره به چهره صحبت می‌کنید، کلماتی هست که شما باید از گفتن آن‌ها خودداری کنید. همانند، گفتن کلمه "من" به جای کلمه "شما". به طور مثال، به جای اینکه بگویید "شما لازم است این کار را ..." ، بگویید "پیشنهاد من این است که ..."

اگر خواستید فردی را پشت خط نگه‌دارید، به جای اینکه به او دستور بدهید، به طور محترمانه‌ای بپرسید که آیا اشکالی ندارد که برای چند لحظه پشت خط بمانند؟. زمانی که یک مکالمه را پایان می‌دهید، یک "خداحافظ" ساده، بسیار رسمی تر و محترمانه‌تر از عبارت‌های غیررسمی می‌تواند باشد.

در کنار اهمیت انتخاب مناسب کلمات، فردی که آن سوی خط است، از لحن کلام و احساسات شما در صحبت، برای درک منظور و مفهوم شما استفاده می‌کند. شما باید با ریتم محاسبه شده که گویا و مثبت باشد صحبت کنید. بعضی اوقات، پوشیدن لباس مناسب، به همان صورتی که در مکالمه‌های رو در رو انجام می‌شود، به ایجاد لحن مناسب کمک می‌کند. زمان صحبت تلفنی، لبخند زدن باعث ایجاد جوی مثبت می‌شود. زمان صحبت کردن، به حالات خود توجه کنید، به این دلیل که حالات شما، تن صدا و پیغامی که می‌خواهید انتقال دهید را تغییر خواهد داد. خوب است که برای بررسی این حالت‌ها، یک آینه بر روی میز خود داشته باشید. بعلاوه، برای اینکه به نظر بی‌علاقه نرسید، خوب است که حالت بدنی مناسبی در زمان انجام مکالمه تلفنی داشته باشید.

سعی در انجام مکالمه تلفنی کاری در یک اتوبوس شلوغ و یا مترو معمولاً به یک فاجعه می‌انجامد. اگر شما نمی‌توانید صدای شخص پشت خط را بشنوید، نخواهید توانست توجه کامل خود را معطوف وی کرده و به طور مداوم از وی خواهید خواست که صحبتش را تکرار کند. به علاوه، معمولاً در این شرایط افراد بلندتر صحبت می‌کنند تا سر و صدای اطراف خود را جبران کنند، و این عمل نیز تأثیر بدی بر روی شنونده خواهد داشت.

اطمینان حاصل کنید که زمانی که تلفن می‌زنید و یا به شما تلفن می‌شود، شما مرتب و آماده باشید. اطلاعاتی را که در زمان مکالمه به آن نیاز خواهید داشت را در دسترس خود داشته باشید. اگر ممکن است، ایده خوبی از صحبتی که در تلفن انجام خواهید داشت را در ذهن داشته باشید. سازمان‌دهی اوضاع، همیشه نشان‌دهنده این است که شما می‌توانید از پس کارها بر آمده و برای فرد مقابل احترام قائل هستید. در صورت نیاز، از نکات مهم و کلیدی که فرد مقابل به شما می‌گوید یادداشت برداشته و صحبت را به سمت مناسبی جهت دهید.

شنیدن به حرف فرد مقابل یک چیز است، و گوش دادن به آن یک چیز دیگر. گوش دادن فعالانه به این معنی است که نه تنها شما صحبت‌های وی را می‌شنوید، بلکه معنی آن‌ها را نیز دریافته و از آن برای ایجاد یک پاسخ استفاده می‌کنید. شما هیچ‌گاه نباید وسط حرف طرف مقابل پریده و لازم است که از طریق کلامی، پیگیری خود از صحبت وی را به او بفهمانید. لازم است اطلاعاتی که از صحبت فرد مقابل دریافت کرده‌اید را به صورت عباراتی مختصر و مفید برای وی تکرار کنید تا بتوانید مطمئن شوید که حرف وی را کامل متوجه شده‌اید