شما هم در طول روز با مشکل کمبود وقت مواجه هستید...؟ یا بعد از خروج از دفتر کارتان تازه یادتان می افتد کاری را فراموش کرده اید. نوشتن یک لیست از کارها یکی از بهترین کارهایی است که می‌تواند تمام زندگی و برنامه‌هایتان را مرتب کند. اما این کار فوت و فن خودش را دارد. باید بدانید که کارهای را چه طور ترتیب کنید تا آخر روز به انجام همه آن‌ها برسید و از این کار دلزده نشوید. احتمالا خیلی از این کارهایی را به برای‌تان نوشته‌ایم را خودتان به صورت ناخودآگاه انجام می‌داده‌اید اما موارد زیر را کامل بخوانید تا نقطه ضعف برنامه‌های خودتان دست‌تان بیاید و یک برنامه‌ریز حرفه‌ای شوید.
یک لیست درست کنید
درست کردن یک لیست برای انجام کارها راه‌های زیادی دارد. روانشاسنان معتقدند که اگر لیست کارهایتان دست نویس باشد، به شما کمک می‌کند تا آن‌ها را بیشتر به یاد آورید. اما اگر از آن دسته کسانی هستید که از زمان اختراع لپ‌تاپ و موبایل دست به کاغذ و قلم نبرده‌اید، سراغ برنامه‌ها و اپلیکیشن‌های دیجیتالی بروید.
چند لیست داشته باشید
برای کارهایتان باید سه مدل لیست درست کنید. اول یک لیست اصلی از کارهای کلی که می‌خواهید در زمان طولانی مدت‌تری انجام دهید مثل: مرتب کردن قفسه‌ها یا ثبت‌نام کلاس زبان. لیست دوم کارهایی که باید در هفته آینده انجام دهید و سوم هم یک لیست روزانه از کارهایی که باید همین امروز انجام دهید. مثلا برای خودتان بنویسید که امروز باید برای تولد دوست‌تان به اون زنگ بزنید یا چند صفحه از پروژه‌تان را انجام دهید. هر روز نگاه کنید که چه کارهایی از لیست هفتگی‌تان را باید وارد لیست روزانه کنید و کارها را به ترتیب انجام دهید.
برنامه‌تان را ساده نگه‌دارید
هیچ چیزی ترسناک‌تر و غیر اجرایی‌تر از یک لیست بلند بالا از کارها نیست. وقتی شروع به نوشتن کارهایتان می‌کنید به این فکر کنید که انجام این همه کار در ۲۴ ساعت غیرممکن خواهد بود. پس لیست کارهایتان را چند قسمت کنید. در هر لیست نباید بیشتر از ۱۰ کار وجود داشته‌باشد. بقیه کارهایی که می‌ماند را به لیست هفتگی‌تان منتقل کنید و روزهای بعد سراغ آن‌ها بروید.
کارهای مهم را اول انجام دهید
لیست کارهایتان را با حداقل دو کار مهم که حتما باید در همان روز انجام شوند شروع کنید. با این شیوه در آخر روز نمی‌بینید که مثلا خانه را جارو برقی زده‌اید ولی به انجام پروژه‌ای که باید فردا تحویل بدهید نرسیده‌اید. اگر حتی در آن روز فقط وقت‌تان صرف همان دو کار مهم هم شود، خیال‌تان راحت خواهد بود که کارهای مهم آن روز را تمام کرده‌اید.
با کارهای آسان شروع کنید
قبل از انجام کارهای مهمی که در مورد قبلی گفتیم بهتر است تا روز را با انجام چند کار بسیار ساده انجام دهید. مثلا ظرف‌های صبحانه را بشویید یا لباس‌های شسته شده را تا کنید و داخل کمی بگذارید. با انجام این کارهای ساده احساس مفید بودن می‌کنید و برای انجام کارهای مهم و ضروری انرژی خواهید گرفت.
کارهایتان را تقسیم کنید
هدف‌هایی مثل «کار کردن روی پروژه» خیلی نامعلوم و بزرگ و ترسناک است، طوری که شما احتمالا جرات نمی‌کنید که این کار را شروع کنید. برای این انجام این کار باید هدف‌تان را هدف‌های کوچک‌تر تقسیم کنید. مثلا به جای اینکه در برنامه روز شنبه‌تان بنویسید«کار کردن روی پروژه» بنویسید نوشتن نیمه اول از بخش سوم و مثلا نوشتن نیمه دوم از بخش سوم را برای یکشنبه بگذارید.
کارهایتان را مشخص کنید
هر لیست انجام کار باید چند ویژگی داشته باشد:۱. یک کار فیزیکی باشد. ۲.بشود این کار را در یک بار نشستن انجام داد و ۳.آن کار تمام و کمال توسط نویسنده لیست انجام شود. برای پروژه‌های کلی که شما وقت زیادی لازم دارید یا کارتان وابسته به کارهای افراد دیگری است. مثلا به جای اینکه بنویسید کمک به بیماران سرطانی بنویسید ارسال ایمیل به خیریه دهش‌پور یا محک برای گرفتن اطلاعات برای همکاری.
همه جزییات را بنویسید
برای هر کاری که در لیست برنامه‌تان می‌نویسید، تا جایی که می‌توانید اطلاعات بگذارید. تا کمبود اطلاعات باعث انجام نشدن آن کار نشود. مثلا اگر در لیست‌تان نوشته‌اید که با آقای حمیدی تماس بگیرید، حتما شماره تلفن آقای حمیدی و سرفصل موضوعی که می‌خواهید با او صحبت کنید را هم اضافه کنید تا زمانی که به می‌خواهید این کار را انجام دهید وقت‌تان برای پیدا کردن شماره تلفن تلف نشود یا فراموش نکنید که برای چه کاری باید تماس می‌گرفتید.
زمان‌بندی کنید
بعد از اینکه لیست کارهایی که می‌خواهید در آن روز انجام دهید را نوشتید و آن را چک کردید نوبت به زمان بندی کارها می‌رسد. با این کار شما یک جدول از انجام کارهای روزانه با زمان و مکان خواهید داشت. مثلا اگر در لیست‌تان گزینه خرید روزانه را دارید به آن اضافه کنید که خرید روزانه/ ۴ تا ۶ بعد از ظهر/ فروشگاه شهروند میدان آرژانتین. با این زمان بندی یکهو به خودتان نمی‌آیید و ببینید که ساعت ۸ شب است و هنوز دارید در فروشگاه چرخ می‌زنید.
استرس نداشته باشید
کارهایی که شما در لیست اصلی کارها می‌نویسید قرار است در چند روز، چند ماه و حتی طی یک سال آینده انجام شوند. اما کارهایی را در لیست دارید که هنوز انجام نداده‌اید؟ تلاش کنید تا دلیل انجام ندادن آن‌ها را پیدا کنید. با این کار می‌توانید همه لیست‌های روزانه را به سرانجام برسانید. مثلا به قرار است به عمه بزرگ‌تان زنگ بزنید و از ترس اینکه مجبور شوید کل بعد از ظهر را پای تلفن به حرف‌ها گوش کنید، این کار را انجام نمی‌دهید؟ در لیست برنامه‌تان به جای اینکه بنویسید تلفن به عمه‌جان بنوسید پیدا کردن یک راه حل برای قطع کردن تلفن در مکالمه با عمه‌جان. با این روش کارهای سخت به نظرتان آسان تر می‌آیند.
لیست‌تان را در معرض نمایش بگذارید
یکی از روش‌هایی که کارهایتان را انجام دهید این است که کسی برنامه شما را بداند و در جریان باشد. برنامه روزانه‌تان را روی یخچال بچسبانید تا بقیه هم آن را ببینند یا اگر در یک تیم کار می‌کنید برنامه‌هایتان را در یکی از همین اپلیکیشن‌هایی که معرفی کردیم بنویسید و با اعضای تیم به اشتراک بگذارید. با این شیوه احساس می کنید که کسی دارد شما را نگاه می‌کند و تلاش بیشتری برای انجام کارها خواهید کرد.
برای برنامه‌ریزی، برنامه‌ریزی کنید
یک از کارهایی که برای درست کردن یک لیست برنامه ریزی از کارهای روزانه احتیاج دارید این است که زمانی را در نظر بگیرید تا برنامه‌ریزی کنید. اصلا فکر نکنید که این کار خودش وقت‌گیر است و می‌توانید کاملا ذهنی این کار را انجام دهید. یک دفتر یادداشت همراه داشته باشید و مثلا شب‌ها قبل از خواب یا صبح قبل از اینکه بقیه از خواب بیدار شوند چند دقیقه‌ای را برای این کار زمان بگذارید در طول روز هم مثلا قبل از ناهار یا زمان چای عصر، برنامه‌تان را چک کنید که چه کارهایی را انجام داده‌اید و چه کارهایی مانده‌است.
کارهای قبلی را مرور کنید
یکی از روش‌هایی که کارایی خودمان را بالا ببریم این است که به خودمان یادآوری کنیم که ما چقدر در انجام کارها خوب هستیم. برای این کار قبل از اینکه برنامه هر روز را بریزید به کارهایی که در روز قبل انجام داده‌اید نگاهی بیاندازید و ببنید که چقدر در انجام کارها خوب هستید حتی کارهای خیلی کوچک را هم جدی بگیرید.
با یک لیست تر و تمیز شروع کنید
هر روز یک لیست جدید بنویسید. با این کار علاوه بر اینکه کارهای جدید و قدیمی با هم قاطی نمی‌شوند، از نظر روانی به شما نشان می‌دهد که در ۲۴ ساعت گذشته چه کارهایی را انجام داده‌اید و در ۲۴ ساعت آینده چه کارهایی قرار است انجام دهید. در ضمن حواس‌تان باشد این به این معنی نیست که هر روز وقت زیادی را صرف درست کردن یک لیست با طراحی فانتزی کنید و یا از هایلایترهای گران قیمت استفاده کنید.
منعطف باشید
یکی از مهم‌ترین ترفند‌های برنامه‌ریزی این است که در بین انجام هر کدام از کارهای ۱۵ دقیقه زمان استراحت بگذارید. با این کار هم استراحت می‌کنید و هم اگر برای انجام یکی از کارها مشکلی پیش آمد می‌توانید در آن زمان رفع‌اش کنید. اما یادتان باشد که هر روز ممکن است مشکلاتی پیش بیاد، مثلا کامپیوترتان یکهو خراب شود یا مشکلی برای ماشین ظرف‌شویی پیش بیاید و شما مجبور شوید که چند ساعتی را برای این کارهای زمان بگذارید. پس استرس نگیرید و زمانی که برای انجام یکی از کارها گذاشته‌اید را صرف این کنید تا اوضاع به حالت عادی برگردد و بعد از آن به بقیه کارها برسید.
کارستان
آموزش‌های کاربردی کسب و کار | ویژه کارجویان و حقوق‌بگیران | فنون موفقیت شغلی و اجتماعی برای همه | مهارت‌های ضروری مدیران
